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EnglishO conceito de automação não é novo: desde casas inteligentes e condução autónoma até linhas de produção industrial, o objetivo central da automação permanece inalterado — tornar o complexo mais simples e a eficiência ainda mais notável. Por exemplo, a Tesla simplifica processos de fabricação complexos através de linhas de produção automatizadas, aumentando significativamente a eficiência produtiva. No setor médico, sistemas de automação ajudam os médicos a libertarem-se de tarefas burocráticas de registo, permitindo-lhes concentrar-se em diagnósticos e tratamentos mais precisos. Estes exemplos demonstram que a automação não só melhora a eficiência, mas também torna a alocação de recursos mais racional, permitindo que as pessoas se concentrem no que realmente importa.
No processo de gestão de projetos das empresas, a automação é igualmente uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade. Face à crescente concorrência empresarial, a capacidade de gestão eficiente das empresas determina frequentemente se estas conseguem destacar-se. Tal como um carro de corrida de alta performance, só com um motor a funcionar perfeitamente consegue manter a liderança na pista; as empresas também precisam de ferramentas eficientes para potenciar a sua gestão.
Para responder a esta necessidade, DingTalk Project (Teambition) lançou ferramentas de automação focadas na otimização dos processos de gestão de projetos. Através da capacidade de automação, as equipas podem não apenas acelerar o progresso dos projetos, mas também delegar operações diárias repetitivas ao sistema, permitindo aos colaboradores concentrarem-se em tarefas mais estratégicas e inovadoras, elevando assim a eficiência empresarial de forma abrangente.
✦ Quais problemas a automação pode resolver?
No trabalho diário, será que você se depara constantemente com tarefas triviais e lembretes recorrentes? Estes detalhes aparentemente insignificantes consomem frequentemente muito tempo e energia da equipa. E se essas tarefas rotineiras, mas indispensáveis, pudessem ser tratadas automaticamente? O que aconteceria então?
A automação é a chave para desbloquear uma produtividade altamente eficiente.
✦ Como utilizar a capacidade de automação
Cada regra de automação é composta por duas partes: condições de desencadeamento e ações executadas. DingTalk Project (Teambition) oferece uma interface visual e fácil de usar, ajudando os utilizadores a configurar regras de automação com facilidade. Sem necessidade de competências de desenvolvimento, gestores de projeto e profissionais de negócio podem criar flexivelmente fluxos de automação, lidando facilmente com diversos cenários de utilização.
Condições de desencadeamento
As condições de desencadeamento são como premir um interruptor de luz: um determinado evento (o gatilho) faz com que o sistema comece a trabalhar automaticamente. Os eventos de desencadeamento comuns incluem: alteração do estado da tarefa, expiração do prazo, ajuste de prioridade, entre outros. Além disso, os utilizadores podem definir condições de desencadeamento mais detalhadas, como quando uma tarefa é atribuída a um membro específico, quando é adicionada uma etiqueta específica ou quando um anexo é carregado, entre outras situações, fazendo com que a regra seja ativada imediatamente.
Ações executadas
Quando as condições de desencadeamento são cumpridas, o sistema age como um assistente eficiente, executando automaticamente as tarefas conforme as condições predefinidas. As ações executadas comuns incluem: alterar o estado da tarefa (por exemplo, mudar de "em andamento" para "concluída"), atualizar o prazo, reatribuir o responsável e enviar um lembrete via @ no grupo DingTalk, associar outras tarefas, entre outras.
As regras de automação têm as seguintes características:
● Oportunidade: tal como um sistema de alarme de resposta rápida, as regras entram em vigor automaticamente após a configuração, com uma velocidade de resposta na ordem dos segundos.
● Eficiência: liberta as equipas de operações manuais tediosas, permitindo-lhes concentrar-se em tarefas mais criativas.
● Redução de erros: minimiza a probabilidade de erros, garantindo o progresso suave das tarefas.
✦ Aperfeiçoamento contínuo da capacidade de automação
DingTalk Project (Teambition) está constantemente empenhado em manter-se na vanguarda da automação, atualizando e otimizando continuamente as suas funcionalidades para garantir às equipas as formas de trabalho mais avançadas e eficientes. Recentemente, a nossa automação recebeu uma atualização abrangente, suportando condições de desencadeamento e ações executadas mais diversificadas, ajudando as equipas a criar rapidamente regras de automação adaptadas às suas necessidades específicas.
Configuração de regras mais flexível
Uma regra pode definir múltiplas condições e ações, reduzindo significativamente o número de regras de automação e simplificando a gestão.
Automação entre tarefas e projetos
Suporta a execução automática de tarefas secundárias, tarefas principais, tarefas associadas e tarefas antecessoras/sucessoras, permitindo uma automação abrangente entre tarefas e projetos.
Monitorização em tempo real do impacto da automação
Adicionamos uma função de registo de execução, ajudando as equipas a monitorizar em qualquer momento a utilização das regras de automação.
Mais cenários de desencadeamento
Suporta mais cenários de alteração de campos de tarefa, tornando a capacidade de automação mais rica e flexível.
Capacidade de integração aberta
Integra-se perfeitamente com os produtos de colaboração DingTalk, conectando grupos DingTalk, aprovações OA, documentos e outras aplicações, permitindo a sincronização de dados e a interligação de processos, abrangendo todo o fluxo de projetos e negócios.
✦ Como os utilizadores de DingTalk Project utilizam a automação?
Vamos tomar como exemplo um processo completo de requisitos — "identificação do problema - análise e avaliação - conceção da solução - desenvolvimento - teste - lançamento" — para ver como a automação de DingTalk Project (Teambition) ajuda as equipas a colaborar de forma eficiente.
1. Identificação do problema
Atribuição automática do responsável para garantir uma resposta imediata: após a criação do problema, o sistema atribui automaticamente a tarefa ao responsável correspondente com base no módulo de negócio, garantindo que a tarefa seja transmitida a tempo sem intervenção manual.
Definição automática do tempo de processamento para garantir uma resposta oportuna: o sistema define automaticamente os prazos de início e fim para os requisitos com base nas regras predefinidas, evitando atrasos causados por uma gestão inadequada do tempo.
2. Análise, avaliação e conceção da solução
Sincronização automática do contexto do requisito para evitar alterações manuais: quando as informações do requisito mudam, as informações relacionadas com as tarefas e tarefas secundárias são atualizadas automaticamente, garantindo a consistência das informações na equipa.
Conclusão automática das tarefas de avaliação da solução para acompanhar o progresso: após a submissão da solução, o sistema faz avançar automaticamente as tarefas relacionadas, garantindo a comunicação oportuna com as partes envolvidas e reduzindo atrasos. Por exemplo: após a submissão do documento de design, a tarefa de design é concluída automaticamente e as pessoas relevantes são notificadas a tempo.
Bloqueio automático do requisito após a revisão para evitar alterações: após a revisão e entrega do requisito, o sistema bloqueia automaticamente os documentos, garantindo que o requisito não seja modificado e reduzindo o risco de alterações. Por exemplo: após os funcionários carregarem os materiais de entrega e a aprovação ser concluída, os campos dos documentos são bloqueados automaticamente para evitar novas alterações.
3. Desenvolvimento e teste
Transferência automática de tarefas para garantir um progresso ordenado: as tarefas em diferentes fases são transferidas automaticamente para os responsáveis correspondentes, garantindo uma transição suave do trabalho.
Sincronização automática de tarefas inter-relacionadas para evitar impactos no progresso: após a conclusão de uma tarefa antecessora, o sistema ativa automaticamente a tarefa sucessora e atribui-a ao responsável relevante, garantindo que as dependências entre tarefas não sejam ignoradas.
Lembrete automático em caso de atraso para responder rapidamente aos riscos: após a expiração do prazo da tarefa, o sistema lembra automaticamente os responsáveis, garantindo o tratamento atempado das tarefas pendentes e evitando atrasos.
Integração com sistemas externos para atualizar automaticamente o estado das tarefas: após a submissão do código, a solicitação de fusão ou a atualização de ramificações, o estado das tarefas de pesquisa e desenvolvimento é alterado automaticamente, garantindo a interligação entre sistemas.
4. Lançamento
Lembrete automático antes do lançamento para preparar antecipadamente o trabalho necessário: antes do lançamento, o sistema lembra automaticamente os membros relevantes, garantindo que todos estejam preparados para o lançamento.
Acompanhamento automático dos itens de verificação do lançamento para garantir uma entrega de alta qualidade: antes do lançamento, o requisito só entra no estado de espera para lançamento após a conclusão de todas as tarefas secundárias de verificação, garantindo que cada etapa seja executada conforme exigido.
✦ Resumo
A automação está a transformar a forma como lidamos com o trabalho e redefine as possibilidades de colaboração em equipa. Mais do que uma simples ferramenta, ela representa uma expressão profunda da busca humana pela eficiência e criatividade. Tal como o economista Adam Smith afirmou em "A Riqueza das Nações": "A divisão do trabalho aumenta a produtividade", e a automação é a extensão máxima da divisão do trabalho. Ela não só reduz o trabalho repetitivo, mas liberta tempo e energia para tarefas criativas de maior valor.
Em DingTalk Project (Teambition), acreditamos que por trás de cada regra de automação existe um futuro de trabalho mais eficiente e harmonioso. A automação não substitui as pessoas; pelo contrário, potencia-as, permitindo-nos alcançar o topo da eficiência e explorar possibilidades ainda mais distantes. No futuro, DingTalk Project promoverá ainda mais a integração profunda entre automação e IA, utilizando a linguagem natural para gerar rapidamente regras de automação, injetando uma força mais inteligente e conveniente na colaboração em equipa. Esta nova capacidade está atualmente em pleno desenvolvimento — aguardem ansiosamente o seu lançamento!
DomTech é o fornecedor oficial e autorizado de DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços DingTalk a um vasto conjunto de clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode contactar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou ligar para +852 95970612, ou enviar um e-mail para cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência no mercado, capaz de oferecer soluções e serviços profissionais de DingTalk!