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EnglishQuando os sistemas CRM, ERP, SRM, OA e outros de uma empresa funcionam durante muitos anos, surge um problema real e embaraçoso. Esses “heróis” que outrora foram implementados com investimentos milionários gradualmente se transformam em “chaminés” desconectadas entre si. Os dados permanecem adormecidos dentro deles, os processos são fragmentados em ilhas isoladas, os funcionários da linha de frente cansam-se a alternar entre uma dúzia de sistemas, enquanto a gestão recebe informações fragmentadas, atrasadas e contraditórias. O mercado muda rapidamente, mas esses sistemas antigos e pesados estão cada vez mais a atrasar o ritmo da empresa.
Onde está a saída? As práticas de três empresas líderes do setor – Far East Holding, Youling Youshi e Dingli New Materials – apontam todas para a mesma resposta:
Um sistema “vivo”, integrando low-code, IA e a base do DingTalk, está silenciosamente a substituir os softwares tradicionais caros e rígidos.
No fábrica inteligente de cabos da Far East Holding, o comprador Geng Geng (nome fictício) recorda vividamente os tempos difíceis de “correr atrás dos processos”. Para comprar um lote de cobre especial, primeiro tinha de procurar fornecedores e pedir cotações no sistema SRM, depois mudar para o antigo sistema OA para iniciar a aprovação e, por fim, introduzir manualmente as informações no ERP para gerar o pedido. “Um processo completo demorava pelo menos três ou quatro dias, às vezes até uma semana; quando havia urgência, era um verdadeiro desastre”, diz Geng Geng.
Essa sensação de fragmentação é precisamente o que mais preocupa Kuang Guangzheng, diretor-chefe de digitalização da Far East. “Temos mais de 20 sistemas grandes e pequenos, usados há quase dez anos. O antigo OA é como uma máquina enferrujada: conflitos de dados, funcionalidades obsoletas e praticamente nenhuma capacidade de expansão. Mas substituir tudo? O custo é alto, o risco é grande e isso é quase impossível.”
A viragem surgiu em 2021. Nessa altura, a pequena equipa de TI da Far East contava apenas com cinco pessoas e voltou-se para a plataforma DingTalk e para a sua ferramenta low-code, Yida. Fizeram algo aparentemente simples, mas com resultados surpreendentes: reorganizaram as interfaces-chave do SRM, OA e ERP na plataforma DingTalk, como se estivessem a montar peças de Lego.
Agora, Geng Geng consegue completar todo o processo de compra – desde a comparação de preços até à aprovação do contrato – num único interface de aplicação no DingTalk. “O progresso do processo é automaticamente enviado para o DingTalk, e os líderes podem aprovar em segundos mesmo quando estão em viagem. Um processo que antes demorava uma semana agora pode ser concluído em apenas uma ou duas horas.” Consultar os dados históricos de preços de um determinado produto também é mais fácil: já não é preciso procurar pilhas de documentos em papel; basta introduzir a data de compra e o nome do material na aplicação low-code, e as informações aparecem imediatamente.
Para a Far East, gerir a vasta rede de fornecedores logísticos também era um desafio. Antigamente, a comunicação com fornecedores externos tinha de ser feita através de outros sistemas, e o estado do transporte logístico não podia ser acompanhado em tempo real. Por isso, a Far East aproveitou habilmente o ecossistema aberto do DingTalk para “unir” os seus colaboradores e parceiros externos: a comunicação entre empresas e o acompanhamento logístico agora só requer alguns cliques no DingTalk. A melhoria da eficiência traduz-se numa redução real de custos: as despesas logísticas da empresa baixaram de 2% para 1,3%, economizando centenas de milhões de yuans.
Ainda mais surpreendente é a mudança trazida pela IA. Antigamente, se um responsável de marketing queria consultar o progresso da produção de um pedido, tinha de pedir a um colega do departamento de produção para iniciar sessão no sistema MES. “Se eles estavam ocupados ou em pausa, tínhamos de esperar”, conta um gestor de marketing. Agora, basta fazer uma pergunta ao assistente de IA no DingTalk e o progresso da produção é respondido em segundos. “Com o tempo poupado, conseguimos atender mais um cliente.”
“Substituímos os antigos sistemas OA, CRM e SRM por esta combinação baseada no DingTalk”, resume Kuang Guangzheng. “Não só pouparamos milhões em licenças de software, como os dados e os processos passaram realmente a fluir sem barreiras. A gestão consegue ver cada etapa com clareza, e as decisões tornaram-se muito mais proativas.”
Na fábrica de snacks liofilizados de Youling Youshi, em Jinjiang, o gestor de logística Huang Xiaofeng tinha sempre medo das reconciliações no final do mês. “Os transportadores vêm de todos os cantos; onde está a carga? Já foi entregue? Tudo depende deles enviarem tabelas Excel ou documentos em papel. É comum os dados não coincidirem, e as disputas podem arrastar-se durante dias.” Ainda mais preocupante era a taxa de pontualidade do transporte, que era de apenas 90%. Os alimentos liofilizados são extremamente sensíveis à temperatura; qualquer atraso ou falha no controlo de temperatura pode causar grandes perdas.
Já se tinha pensado em utilizar um sistema tradicional de gestão de transporte (TMS). O CIO Longyan admite: “Os softwares SaaS tradicionais, para se adaptarem a um maior número de clientes, tornam-se cada vez mais complexos, e as nossas necessidades específicas acabam por não ser satisfeitas.” O maior desafio estava nos recursos humanos: era muito difícil recrutar especialistas em TI de alto nível numa cidade de terceira ou quarta categoria; toda a equipa de digitalização da Youling Youshi contava apenas com algumas pessoas. Não havia dinheiro para comprar, nem capacidade para usar bem os sistemas, nem pessoal para os gerir; a digitalização da logística tornou-se um verdadeiro gargalo.
A viragem veio da plataforma low-code do DingTalk. Longyan liderou uma pequena equipa e utilizou as características “rápidas, leves e precisas” do low-code para atacar diretamente os pontos problemáticos da logística. Em apenas duas semanas, foi criado e lançado um sistema personalizado de “gestão logística”.
Este sistema funciona diretamente no grupo do DingTalk. Quando Huang Xiaofeng cria uma tarefa no grupo, os funcionários internos dos transportadores clicam no cartão no grupo para registar as informações de carregamento. Assim que o camião se move, os dados de temperatura e humidade são enviados para o grupo em tempo real. Quando a carga chega, o motorista tira uma fotografia e carrega a nota de entrega online, e as despesas são confirmadas também online. “Já não precisamos de andar atrás dos documentos nem de verificar os dados”, diz Huang Xiaofeng.
O sucesso deste sistema “popular” foi surpreendente: a taxa de pontualidade do transporte disparou para 96%, e os problemas anteriores de perda de mercadorias, mistura de cargas e disputas quase desapareceram. “Só em termos de custos de aquisição do software TMS já poupámos bastante, e, somando a otimização das rotas de transporte e a redução de perdas, economizámos 1,5 milhão de yuans por ano”, revela Huang Xiaofeng, mostrando os livros de contabilidade.
O sucesso do sistema logístico despertou entusiasmo pela criação de soluções por parte de todos os colaboradores da empresa. A equipa de Longyan incentivou os funcionários da linha de frente dos departamentos operacionais a criar as suas próprias ferramentas usando low-code e a utilizar as capacidades da IA do DingTalk para melhorar ainda mais a experiência de utilização dos funcionários da linha de frente.
Por exemplo, no contexto das vendas. Hoje, quando um novo vendedor visita um cliente, basta dizer diretamente para o telemóvel: “Regista as informações sobre a visita de hoje”, e o assistente de IA do DingTalk organiza automaticamente as informações-chave e guarda-as no sistema. Se o chefe quiser saber como estão as vendas, basta perguntar no DingTalk: “Quantos clientes foram visitados esta semana? Quantos clientes de nível S ainda não foram acompanhados? Quais são os três melhores vendedores?” A IA extrai instantaneamente as respostas dos registos dispersos de pedidos e visitas. Estas informações não são geradas aleatoriamente pela IA, mas provêm de registos comerciais reais.
O departamento de produção também entrou em ação. Com base numa aplicação de gestão de equipamentos criada em low-code, os inspetores de linha de frente acrescentaram um assistente de inspeção com IA. O estado dos equipamentos, os registos de manutenção e as análises de falhas podem ser consultados a qualquer momento. Isto não só eliminou os problemas antigos de preenchimento manual de informações, que eram complicados e propensos a erros, como também permite controlar em tempo real a saúde dos equipamentos da fábrica.
“O DingTalk não só resolve com precisão os problemas operacionais, como também estimula a inovação nos negócios”,
diz Longyan. “As nossas principais atividades comerciais correm agora no DingTalk: o DingTalk serve como base, o low-code como caixa de ferramentas e a IA torna estas ferramentas ainda mais inteligentes e fáceis de usar. Baixo limiar, fácil de aprender, flexível e inteligente – é isto que queremos em termos de digitalização.”
Na Dingli New Materials, o departamento financeiro tinha outrora um “grupo especial”: três pessoas tinham de verificar manualmente todos os meses milhares de faturas provenientes das filiais de vendas em todo o país, para evitar reembolsos duplicados. “A verificação manual é pouco eficiente, propensa a erros e vulnerável a falhas. Quando se descobria um erro, o departamento financeiro tinha de obrigar os responsáveis comerciais a emitir uma nova fatura”, recorda Zhou Chuanyi, responsável pelo centro de engenharia de informação.
Esta era apenas a ponta do iceberg; o desafio maior era a fragmentação dos processos. O departamento de logística tinha de combinar manualmente mais de dez regras para calcular os custos de transporte, e o período de liquidação chegava a 45 dias; os sistemas ERP, de controlo de custos e de cadeia de fornecimento funcionavam separadamente, e os dados frequentemente não coincidiam. Até os responsáveis pela qualidade, encarregados de garantir a satisfação dos clientes, costumavam ser obrigados a correr atrás dos processos: só quando surgiam reclamações dos clientes é que eles intervinham urgentemente, deixando-os exaustos.
“É como tentar construir um foguetão com várias pessoas que falam línguas diferentes – a colaboração é extremamente difícil”, descreve Zhou Chuanyi os antigos sistemas. A solução encontrada foi ligar o sistema ERP central à plataforma low-code do DingTalk e recorrer às capacidades da IA para que o DingTalk assumisse o papel de “intérprete” e “alerta precoce”.
As mudanças foram concretas. Quando os funcionários de logística registam uma guia de transporte numa aplicação low-code do DingTalk e submetem a informação, o sistema aciona automaticamente o ERP para gerar o documento de liquidação, eliminando a necessidade de transferir dados para Excel e de verificar as regras manualmente. Quando os responsáveis comerciais carregam as faturas de reembolso, a capacidade de IA da aplicação low-code do DingTalk realiza instantaneamente a verificação de duplicação e autenticidade, libertando finalmente aqueles três colegas do departamento financeiro. “Os riscos relacionados com as faturas são controlados desde a fonte, a eficiência da revisão aumentou em pelo menos 70%, e a eficiência dos reembolsos também melhorou”, afirma Zhou Chuanyi.
O departamento de qualidade também colheu benefícios. Agora, o assistente de IA no DingTalk envia diariamente, em tempo real, informações cruciais sobre o serviço ao cliente e o progresso do tratamento das reclamações, de modo que os responsáveis pela qualidade já não têm de esperar passivamente que surjam problemas, como acontecia antes. Este assistente de IA é especialmente “experiente”: consegue combinar casos antigos da base de conhecimentos para oferecer recomendações de tratamento, ajudando-os a controlar todo o processo de forma mais rigorosa. “Antigamente era como apagar incêndios; agora é como prevenir incêndios”, acrescenta Zhou Chuanyi. “O tempo médio de tratamento das reclamações melhorou em mais de 50%, e a satisfação dos clientes também aumentou.”
O que mais surpreende a gestão é a gestão detalhada dos custos logísticos. Antigamente, o cálculo dos custos de transporte era uma “caixa-preta”. Agora, a Dingli criou uma “base de preços padrão para logística” na plataforma low-code do DingTalk, e qualquer alteração nas regras é submetida a aprovação online para atualização automática. Na fase de liquidação, o sistema capta automaticamente informações como o peso da carga e o destino no ERP e corresponde instantaneamente ao preço padrão.
“Como são calculados os custos de transporte fica claro, e as disputas com os transportadores diminuíram muito”, diz Zhou Chuanyi, apontando para o painel de dados logísticos atualizado em tempo real. “Só neste segmento de recebimento e expedição os custos baixaram 5%, economizando quase um milhão de yuans por ano. Estes sistemas não são componentes padrão que se possam comprar facilmente no mercado; eles cresceram juntamente com as nossas atividades comerciais e encaixam-se perfeitamente.”
Estas três histórias aparentemente diferentes apontam todas para a mesma tendência: as empresas estão a utilizar uma combinação de low-code, IA e a plataforma DingTalk para “criar” sistemas digitais que lhes pertencem verdadeiramente e que se adaptam às suas necessidades específicas, a partir do próprio solo dos seus negócios.
“Antigamente, quando comprávamos software, tínhamos de nos adaptar aos sistemas. Agora, quando criamos sistemas com o low-code do DingTalk, são os sistemas que se adaptam a nós”, comenta um responsável comercial da Far East. Esta mudança representa, em essência, uma descentralização do poder de decisão em matéria de digitalização, passando do departamento de TI para a linha de frente dos negócios. Os funcionários deixam de ser meros executores passivos e passam a ser “criadores digitais” com sentido de participação e realização.
As práticas da Far East, Youling Youshi e Dingli demonstram que o que pode realmente substituir os sistemas tradicionais caros e rígidos não é uma única funcionalidade, mas sim um ecossistema digital que permite a participação de todos os profissionais, cresce de forma flexível com base nas necessidades reais e se torna cada vez mais inteligente à medida que evolui com a IA. Só este tipo de sistema, “cultivado” dentro da própria empresa, possui a maior vitalidade.
DomTech é o fornecedor oficial e designado do DingTalk em Macau, dedicado a fornecer serviços DingTalk a um vasto número de clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode contactar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou telefonar para +852 95970612, ou enviar um e-mail para cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação e manutenção, com uma vasta experiência de serviço no mercado, e podemos oferecer-lhe soluções e serviços profissionais de DingTalk!