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EnglishO mês de outubro em Haining traz um clima cada vez mais outonal. Tendo acabado de passar pela intensa temporada de encomendas dos comerciantes, o Haining Leather City prepara-se silenciosamente para receber a onda de clientes individuais após o início do outono. Nos dias úteis, o mercado está menos movimentado do que antes; em vez disso, ouve-se o som constante de fita adesiva sendo enrolada — os comerciantes estão a embalar e enviar encomendas para todo o país, criando uma atmosfera de trabalho sólido e concentrado.
Aqui está o Haining Leather City, uma marca nacional quase gravada na memória dos chineses — o maior e mais influente mercado especializado em couro da China, inaugurado em 1994, com 31 anos de história. Não é apenas um marco industrial com um volume de negócios anual de dezenas de milhares de milhões, mas também, na onda da digitalização, completou uma transformação inteligente de dentro para fora.
Em 2018, o Haining Leather City iniciou oficialmente a sua transformação digital, escolhendo o DingTalk como base e porta de entrada unificada para o escritório, servindo de forma eficiente mais de 6.000 comerciantes e mais de 10.000 lojas no próprio Leather City, realizando uma transformação de “senhorio” para “parceiro digital”.
Integração de três fluxos: conectar operações, aprovações e dados
O Haining Leather City é enorme, com sete cidades filiais em todo o país, cobrindo uma área total de mais de 3,2 milhões de metros quadrados. Para gerir um império comercial tão vasto, os métodos tradicionais de gestão já não são suficientes.
“À medida que as empresas crescem, os tipos de negócios aumentam e os processos tornam-se extremamente complexos”, explica Yao Zhengyu, diretor geral da empresa de rede do Haining Leather City, descrevendo o dilema anterior. “No início da digitalização, enfrentámos uma escolha: começar com um pequeno ciclo fechado fácil ou pensar no panorama global? Optámos pelo primeiro caminho, mas descobrimos que o sistema era demasiado fraco para suportar a estrutura empresarial geral do grupo.”
Depois de uma reflexão profunda, o Leather City definiu claramente a sua orientação para a digitalização: padronização de processos, sistematização de regras e digitalização de conteúdos. Qualquer negócio, após um período de crescimento selvagem, precisa ser organizado e transformado em processos padrão, permitindo que os dados sejam acumulados e utilizados plenamente.
Com este plano como base, o Leather City implementou uma versão dedicada do DingTalk, dando início a uma transformação digital focada na “integração de três fluxos” — a conexão perfeita entre fluxos de operações, aprovações e dados.
Gestão de contratos: de complicado e ineficiente a eficiente e preciso
Para uma empresa estatal cotizada, a aprovação de contratos é um processo central e rigoroso. Antigamente, um contrato precisava passar por várias fases de revisão — negócios, finanças, jurídico, líderes responsáveis — desde a redação até à assinatura, com múltiplas versões e grande risco de erros.
“Já aconteceu que o contrato final enviado ao cliente para assinatura não era a versão definitiva do fluxo de aprovação no DingTalk”, recorda Yao Zhengyu. “Como um contrato era revisto por várias pessoas, o nome do ficheiro podia transformar-se em ‘Contrato XX_Revista pelo Sr. Wang_Revista pelas Finanças_Data’, e havia seis ou sete versões guardadas na pasta. O responsável podia facilmente enviar a versão errada, e uma vez assinado, o contrato tinha força legal, o que representava um risco muito elevado.”
Para resolver esta dor, o Leather City aproveitou a capacidade de integração aberta do DingTalk, conectando completamente o fluxo de aprovação do DingTalk com o fluxo de negócios da plataforma de big data desenvolvida internamente.
Agora, depois de um contrato ser aprovado no DingTalk, o ficheiro do contrato anexado ao formulário de aprovação é automaticamente transferido para o módulo de contratos da plataforma de big data. Ao mesmo tempo, a plataforma preenche automaticamente os elementos fixos de renda do ano atual, como o valor do arrendamento, nos espaços em branco do modelo de contrato. O responsável não precisa de fazer qualquer operação manual de download ou upload e pode enviar diretamente, através do terminal do comerciante, o contrato eletrónico na “versão única” ao cliente para assinatura eletrónica.
Esta transformação de “integração de três fluxos” trouxe resultados imediatos:
◉ Aumento exponencial da eficiência: o ciclo de assinatura de contratos foi reduzido de uma média de 1 a 7 dias para apenas duas horas, no máximo um dia.
◉ Redução drástica de custos: calculando 23.000 contratos assinados por ano, com pelo menos 6 folhas de papel por contrato, só as despesas de impressão pouparam mais de 100.000 yuans por ano.
◉ Risco eliminado: eliminou completamente os riscos legais e de integridade causados por versões incorretas; todos os processos deixam um registo no sistema, podendo ser rastreados e auditados.
Gestão de permissões: sincronização automática, segura e eficiente
Como uma grande empresa do grupo, a gestão da segurança da informação e das permissões de negócios, devido às mudanças e saídas de pessoal, é outro grande desafio.
“As empresas estatais têm muitas mudanças de pessoal. Quando uma pessoa é transferida da empresa A para a empresa B, as suas permissões em todos os sistemas de negócios devem mudar em conformidade”, diz Yao Zhengyu. “Antigamente, o departamento de recursos humanos fazia ajustes manuais, o que não só exigia muito trabalho, mas também provocava constrangimentos interpessoais.”
Através do DingTalk, o Leather City resolveu perfeitamente este problema. Eles utilizaram a estrutura organizacional do DingTalk como padrão único; quando as relações organizacionais das pessoas no DingTalk mudam, essa alteração é sincronizada sem interrupção com todos os sistemas de negócios integrados (como a plataforma de big data, CRM, etc.) através de interfaces.
Isto significa que, após um funcionário ser transferido ou demitido, as suas permissões no DingTalk e nos sistemas de negócios relacionados são atualizadas automaticamente e em tempo real: as permissões de acesso aos dados do antigo departamento são automaticamente encerradas, enquanto as permissões do novo departamento são automaticamente ativadas. Isto garante um controlo de segurança rigoroso, evitando a burocracia e os constrangimentos associados às operações manuais, e permite uma gestão de permissões automatizada e precisa.
Capacitação através de dados: de senhorio a prestador de serviços digitais
Para o Haining Leather City, o objetivo final da digitalização é servir melhor os comerciantes. O Leather City construiu uma poderosa plataforma de big data, alcançando uma gestão tridimensional e analisável de “um arquivo por loja” para mais de 10.000 estabelecimentos.
Cada loja não só registra propriedades fixas, como localização e área, mas também integra informações sobre categorias de produtos, marcas, rendas anuais, fluxo de clientes e até mesmo a “taxa de sacolas” dos consumidores (taxa de conversão de compras). Estes dados, reunidos através da interface do DingTalk, fornecem um forte suporte à tomada de decisões tanto para os gestores quanto para os comerciantes.
No que diz respeito à gestão de ativos, já não se trata apenas de registos simples, mas sim de avaliações precisas do valor de cada espaço, fornecendo dados para a definição de preços na captação de investimentos e pondo fim à concorrência baseada em preços baixos.
Na operação do mercado, através do centro de marketing de membros de retalho criado, foi transformado o modelo tradicional de marketing grosseiro de “transportar autocarros e contar pessoas”, passando a um marketing e uma liquidação precisos baseados no perfil dos clientes, garantindo que cada centavo gasto em marketing seja bem aplicado.
Para servir os comerciantes, foram integrados serviços de toda a cadeia, incluindo pagamento de água e eletricidade, assinatura de contratos e encomenda de logística. Os comerciantes podem realizar estas operações facilmente através do portal do DingTalk, melhorando significativamente a experiência e a eficiência.
“A mudança fundamental trazida pela transformação digital é uma reviravolta no modelo”, conclui Yao Zhengyu. “Passámos de um ‘senhorio’ tradicional para um ‘capacitador digital’ que pode fortalecer as operações dos comerciantes. Isso até deu origem ao nosso novo sexto segmento de negócios — o segmento de comércio eletrónico — cujo volume de vendas ultrapassou 20 bilhões de yuans no ano passado.”
Como próximo passo, além de servir bem os comerciantes do Leather City, a empresa de rede do Haining Leather City planeia divulgar a experiência de transformação digital acumulada ao longo de dez anos para mais empresas em Haining, capacitando as empresas locais. Ao mesmo tempo, em parceria com o DingTalk, explorará mais cenários de aplicação de IA, abrindo um novo capítulo na transformação na era da IA.
Desde o início da transformação em 2018 até hoje, servindo eficientemente mais de 6.000 comerciantes e mais de 10.000 lojas, o Haining Leather City tem usado o DingTalk como base digital, incorporando profundamente o conceito de “integração de três fluxos” nos seus processos de negócios, realizando uma transformação que vai desde a melhoria da eficiência até à inovação de modelos.
A história de digitalização desta marca nacional prova que a verdadeira transformação digital não é feita pela tecnologia em si, mas sim pela utilização da tecnologia para resolver problemas de negócios e criar valor tangível. Neste caminho, o DingTalk está a tornar-se o melhor parceiro para cada vez mais marcas nacionais pragmáticas, como o Haining Leather City, na sua atualização inteligente.
DomTech é o fornecedor oficial e designado do DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços do DingTalk para uma ampla gama de clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode contactar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou ligar para +852 95970612 ou enviar um e-mail para cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, pronta para oferecer soluções e serviços profissionais do DingTalk!