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EnglishNo dia a dia, usamos documentos para registar várias informações importantes, armazenando ideias criativas pensadas durante longas horas e deixando o rasto do trabalho em equipa.
Desde a extração básica de texto até ao processamento avançado de dados e à otimização da colaboração em equipa, os Documentos DingTalk atualizaram uma série de funcionalidades, cada uma delas projetada para simplificar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência no trabalho.
Como aproveitar estas funcionalidades para tornar a experiência de criação nos Documentos DingTalk mais rápida e precisa?
Vamos descobrir juntos~
Quatro dicas para aumentar a eficiência e tornar a criação de documentos rápida e precisa
Nos Documentos DingTalk, quatro funcionalidades são muito apreciadas pelos profissionais: extrair texto de imagens, correção inteligente, resumo inteligente e tradução completa. Embora pequenas, estas funcionalidades são extremamente convenientes e já se tornaram ferramentas frequentemente utilizadas por muitos.
1. Extrair texto de imagens: diga adeus à entrada manual
Ao organizar atas de reuniões, digitalizar notas manuscritas ou lidar com capturas de ecrã, a entrada manual do texto contido nas imagens é demorada, trabalhosa e propensa a erros.
A funcionalidade de extrair texto de imagens dos Documentos DingTalk converte rapidamente o texto das imagens em texto editável, poupando imenso tempo e tornando-se uma ferramenta indispensável para quem trabalha!
2. Correção inteligente: a IA ajuda a corrigir o texto
Ao escrever documentos, é fácil cometer erros ortográficos, confundir "de", "dem" e "dê", ou copiar texto com palavras a mais ou a menos. A correção manual de erros ortográficos e gramaticais num documento é muito demorada e exaustiva.
Ative a "Correção Inteligente" nos Documentos DingTalk para que a IA faça a correção em tempo real, melhorando a profissionalidade do texto e poupando imenso tempo de revisão.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
3. Ver resumo: pontos-chave claros à primeira vista
Ao ler relatórios de pesquisa, atas de reuniões ou outros materiais extensos num documento, é difícil captar rapidamente as informações essenciais.
A funcionalidade "Ver Resumo" dos Documentos DingTalk resume rapidamente os documentos e arquivos inseridos, gerando automaticamente um resumo inteligente para ajudá-lo a obter rapidamente o conteúdo principal.
4. Tradução inteligente: comunicação internacional sem barreiras
Ao participar em projetos de cooperação transnacional, comunicar com clientes estrangeiros ou elaborar documentos em vários idiomas, o maior receio é que as ferramentas de tradução não sejam suficientemente precisas, causando problemas de comunicação entre diferentes línguas.
O Documento DingTalk suporta "Tradução Inteligente", que permite tanto traduzir todo o texto com um clique quanto traduzir partes selecionadas. Com suporte para tradução entre 29 idiomas, este serviço de conversão linguística em tempo real simplifica os processos, melhora a eficiência e aumenta a precisão da tradução, promovendo a cooperação internacional.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
Dois truques avançados para aumentar exponencialmente a eficiência na edição de documentos
1. Trabalhar com dados diretamente no documento: inserir folhas de cálculo de forma intuitiva e eficiente
Ao elaborar relatórios de análise de mercado ou qualquer conteúdo que envolva análise de dados, é inevitável apresentar informações num formato tabelar. Seja inserindo tabelas online ou anexos em formato de tabela, a apresentação nem sempre é intuitiva e requer trocas constantes entre diferentes documentos.
Agora, os Documentos DingTalk suportam a inserção de folhas de cálculo.
A diferença em relação à "inserção de tabela" comum é que as folhas de cálculo permitem realizar cálculos, pesquisas, filtragens e ordenações de dados, além de permitir personalizar o estilo da tabela. Pode processar dados diretamente no documento enquanto o edita, simplificando o fluxo de trabalho e tornando a apresentação dos dados mais clara e intuitiva.
2. Usar blocos sincronizados: uma alteração em qualquer lugar atualiza em todos os lugares
Quando mantemos vários documentos relacionados, como objetivos anuais, manuais de políticas ou guias operacionais, é frequente ter que repetir as mesmas alterações em múltiplos documentos ou em diferentes partes do mesmo documento, o que pode levar a esquecimentos e erros.
A funcionalidade "Blocos Sincronizados" dos Documentos DingTalk resolve eficazmente o problema de sincronização de informações reutilizadas.
Depois de ativar os "Blocos Sincronizados", basta alterar o conteúdo em um local para que as alterações sejam atualizadas automaticamente em todos os outros locais, evitando trabalho repetitivo e aumentando significativamente a eficiência de edição.
Por exemplo:
Quando precisa de apresentar e atualizar o mesmo "OKR anual" tanto no seu próprio documento quanto no da equipa, pode introduzir "/" no documento para criar um "bloco sincronizado" e arrastar o conteúdo para o "bloco sincronizado" mantendo premido T no menu lateral;
Também pode colocar o cursor sobre o menu flutuante T no canto superior esquerdo do parágrafo "OKR" e clicar em "Converter em Bloco Sincronizado". Copie o link do bloco sincronizado no canto superior direito e cole-o em vários documentos para que o conteúdo seja sincronizado em tempo real.
Claro que também pode desfazer a sincronização a qualquer momento. Basta clicar em "Cancelar" no canto superior direito para escolher cancelar o bloco sincronizado neste documento ou em todos os documentos.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
Seis técnicas de colaboração em equipa para tornar a revisão de documentos mais organizada
1. Ir diretamente para o chat em grupo: reforçar a eficiência da colaboração
Quando precisamos gerir o progresso de um projeto, costumamos partilhar documentos com informações relevantes no chat em grupo para facilitar discussões detalhadas ou revisões.
Mas com tantos chats em grupo, pode ser difícil encontrar o certo, levando muitas vezes a partilhas erradas de documentos.
Além disso, a comunicação e a colaboração entre membros da equipa exigem frequentemente alternar entre documentos e páginas de chat, afetando a eficiência do trabalho.
Agora, os Documentos DingTalk podem saltar diretamente para o chat em grupo!
Basta introduzir "/" no documento, clicar em "Chat em Grupo" e selecionar o chat em grupo onde deseja inserir o documento para saltar diretamente para o chat em grupo ou sincronizar as informações do documento com o chat em grupo.
Desta forma, a ligação entre documentos e chats em grupo é reforçada: documentos de projetos, guias e documentos de promoção de produtos podem ser adicionados a grupos com um único clique, melhorando a fluidez da colaboração em equipa.
2. Comentários com edição: melhorar a precisão da comunicação
Na colaboração em escritórios ou em revisões online, sempre que há discussões em equipa, revisões de textos ou mudanças nas exigências do projeto, as pessoas estão habituadas a adicionar "comentários" diretamente no documento.
Contudo, depois de enviar um comentário errado, é necessário eliminá-lo e reenviá-lo, um processo trabalhoso e que pode causar atrasos na informação.
Agora, os comentários nos Documentos DingTalk permitem edição posterior.
A edição posterior dos comentários publicados permite corrigir erros ou acrescentar informações em tempo real, tornando a comunicação mais fluida e aumentando significativamente a eficiência da colaboração.
3. Modo de revisão: tornar a colaboração na edição de documentos mais transparente
Quando se revê um documento, é difícil acompanhar as alterações específicas feitas por cada pessoa durante a edição colaborativa.
O Documento DingTalk suporta a ativação do modo de revisão. Depois de entrar no modo de revisão, todas as sugestões de edição são apresentadas em forma de cartão, marcando alterações como adições, eliminações e ajustes de formato.
Cada pessoa pode ver os traços das alterações feitas pelos colegas, tornando a revisão de documentos mais transparente.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
4. Gestão de versões: registar todas as alterações colaborativas
Durante a revisão de documentos, quando é necessário modificar e comparar diferentes versões com frequência, é fácil surgir confusão entre versões e dificuldades em fazer o rastreio.
A funcionalidade de gestão de versões permite guardar várias versões e partilhá-las ou aceder a elas individualmente, garantindo que cada alteração seja registada de forma clara. Independentemente da versão, é fácil fazer o rastreio.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
5. Comparação de versões: destaque em cores + visualização em ecrã dividido para colaboração
Depois de modificar e atualizar um documento com frequência, é difícil perceber visualmente as alterações específicas ao comparar diferentes versões.
O Documento DingTalk suporta o destaque em cores e a visualização em ecrã dividido para acompanhar cada alteração específica, garantindo uma comunicação precisa e sem erros.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
6. Finalizar conteúdo: evitar modificações acidentais
Quando partilhamos um documento já aprovado após revisão, por vezes colegas com permissão de edição acabam por editar o documento acidentalmente, causando erros ou perda de informações.
Documentos importantes como contratos jurídicos, planos promocionais ou documentos de requisitos de produtos, que exigem um controlo rigoroso das versões, são especialmente vulneráveis a danos causados por edições indevidas.
O Documento DingTalk agora suporta a finalização do conteúdo.
Depois de finalizado, o documento é automaticamente bloqueado para impedir modificações não autorizadas, garantindo que o conteúdo permaneça preciso e consistente. Se for necessário atualizar novamente, é necessário solicitar aprovação ao responsável pelo documento, assegurando que todas as alterações sejam rastreáveis.
dica: é necessário ativar a versão básica ou superior do pacote Office DingTalk para usar esta funcionalidade.
As novas funcionalidades dos Documentos DingTalk podem resolver muitos problemas comuns no trabalho, ajudando a concluir tarefas de forma mais eficiente e conveniente no dia a dia. Algumas destas funcionalidades requerem a ativação da versão básica ou superior do pacote Office DingTalk.
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DomTech é o fornecedor oficial e designado da DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços DingTalk aos clientes. Se quiser saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode contactar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou através do telefone +852 95970612 ou do e-mail cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, pronta para lhe oferecer soluções e serviços profissionais de DingTalk!