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EnglishA era da IA levou a Landray Software a escolher o DingTalk para servir os clientes com novos produtos de forma mais rápida e eficiente. Eles utilizaram as tabelas de IA para criar sistemas de negócios, unificando a gestão dos recursos dos clientes e do progresso dos projetos em todo o país, economizando significativamente tempo e custos de construção de sistemas; ao mesmo tempo, através de documentos online, coordenam e executam o planeamento anual, obtendo um aumento considerável na eficiência.
Da colaboração no escritório à construção de sistemas de negócios leves
Em 2015, Landray Software começou a usar o DingTalk e tornou-se parceiro ecológico da plataforma. A equipa aproveitou as funcionalidades de comunicação instantânea e documentos do DingTalk para alcançar uma colaboração eficiente no escritório, crescendo em conjunto com a plataforma. Em 2024, Landray expandiu uma nova área de negócios — "Campo Digital", focando-se no serviço a grandes clientes governamentais e empresariais em todo o país. Este novo negócio trouxe uma reestruturação abrangente da estrutura organizacional, dos recursos dos clientes e dos processos, exigindo urgentemente a criação de um sistema de negócios centrado na gestão de clientes para suportar as operações de vendas em todo o país.
Três desafios principais: como ver claramente os clientes, gerir bem o processo e obter insights sobre a situação global?
Como responsável pelos negócios no Campo Digital, Jiang Honghui enfrenta três problemas centrais:
Primeiro, como as vendas das 12 grandes regiões do país podem coordenar com a sede para organizar os clientes, definindo claramente os caminhos para a obtenção e acompanhamento das oportunidades de negócio?
Segundo, como os gestores de vendas a diferentes níveis podem acompanhar em tempo real o progresso do acompanhamento dos clientes na linha da frente e a situação dos contratos dos projetos, garantindo um bom controlo do processo?
Terceiro, como pode a sede obter uma visão abrangente da situação dos negócios, otimizando atempadamente as estratégias de produto e as abordagens de mercado?
Escolha das tabelas de IA: infraestrutura digital leve, flexível e eficiente
O desenvolvimento ou aquisição tradicional de sistemas de gestão de clientes é dispendiosa, demorada e difícil de adaptar completamente às necessidades. Jiang Honghui afirmou: "Avaliamos que o desenvolvimento personalizado requer pelo menos três técnicos e demora pelo menos um mês e meio; a aquisição de um sistema pronto também custa várias dezenas de milhares de yuans e ainda apresenta problemas de incompatibilidade funcional. Precisamos de uma solução leve."
Com base na infraestrutura de escritório do DingTalk, a equipa acabou por escolher as tabelas de IA para construir o sistema de negócios. As tabelas de IA possuem capacidades de agregação de dados, colaboração online e análise de dados, suportando alertas automatizados e atribuição de tarefas, ajustando-se perfeitamente às necessidades de um sistema leve.
Em apenas uma semana, um membro concluiu a construção da tabela, implementando controlos de permissões em camadas e operações automatizadas. Esta tabela de IA integra informações de clientes e progresso de projetos em todo o país e, após a integração com as funcionalidades de documentos, arquiva centralmente os materiais históricos dos clientes, quebrando as ilhas de dados de CRM, sistemas de contratos e outros, permitindo atualizações coordenadas entre a sede e as regiões e ajudando as vendas a compreender plenamente o perfil dos clientes.
As vendas na linha da frente podem utilizar a IA para capturar e verificar automaticamente informações-chave dos clientes, como nome, âmbito de atividade, código de organização e representante legal, reduzindo o tempo de criação de ficheiros de meia hora para cinco minutos.
Através de configurações automatizadas, mudanças nos projetos e atrasos no acompanhamento dos clientes podem acionar alertas em tempo real. "Antigamente, os pontos críticos e as oportunidades das pistas de clientes só eram descobertos nas reuniões semanais; agora, todas as dinâmicas parecem equipadas com sensores. Assim que surge um acompanhamento prolongado não realizado, um atraso grave no progresso ou a publicação de políticas importantes, o sistema alerta automaticamente o responsável, sem necessidade de os gestores seguirem e notificarem individualmente."
Para a gestão, as tabelas de IA reduzem drasticamente o trabalho de estatística e análise. Antes, eram necessárias seis horas por semana para organizar os dados dos projetos; agora, apenas dez minutos são suficientes para concluir a integração e a análise em painéis, aumentando a eficiência em 95%.
A sede em Shenzhen pode acompanhar em tempo real o panorama geral dos negócios em todo o país através de painéis, ajustando as estratégias em tempo útil. "As tabelas de IA do DingTalk não só permitem o rápido lançamento de novos negócios, mas também podem ser ajustadas sob demanda, permitindo ajustes flexíveis na infraestrutura digital, poupando tempo e esforço. Estamos a replicar a experiência de sucesso do 'Campo Digital' noutras linhas de negócio, impulsionando mais negócios a acelerar a implementação com o apoio das tabelas de IA", afirmou Jiang Honghui.
Criar um espaço de colaboração estratégica com documentos online
No caso da Landray, os documentos do DingTalk tornaram-se uma ferramenta importante para a implementação e gestão da estratégia.
Muitas empresas têm estratégias que parecem balões no ar, difíceis de alcançar a nível operacional. Problemas como diferenças de entendimento entre departamentos, dificuldades de colaboração e desarticulação na execução são frequentes.
No passado, a Landray formulava os objetivos anuais através de seminários estratégicos e depois os comunicava na conferência anual, cabendo a cada departamento desdobrar e implementar esses objetivos. A gestão dependia apenas de reuniões mensais ou trimestrais para ouvir relatórios e avaliar o progresso da execução.
Para alterar o modelo ineficiente de "relatórios em camadas" e "comunicação boca-a-boca", a Landray criou um espaço de colaboração estratégica anual com base nos documentos do DingTalk. Na fase de formulação da estratégia, a gestão colabora online, mencionando (@) os responsáveis relevantes, e a equipa de negócios desdobra as tarefas, planifica medidas-chave e projetos prioritários com base nisso.
Cada departamento também cria um espaço de trabalho independente no documento, definindo objetivos, detalhando etapas, designando responsáveis e registando resultados. As tarefas são diretamente mencionadas (@) às pessoas através do documento, e os funcionários da linha da frente não precisam de reuniões repetidas para se comunicar, podendo compreender claramente os objetivos anuais e os caminhos de ação. "Todos estão a lutar em conjunto no mesmo espaço; a complexa colaboração organizacional transforma-se em colaboração online em tempo real, o trabalho ganha direção e métodos claros, e a eficiência aumenta naturalmente", disse Jiang Honghui.
Hoje, a Landray estabelece anualmente um espaço de colaboração estratégica "Digital Landray", onde são armazenados centralmente no documento do DingTalk o orçamento anual, os indicadores de gestão, o design organizacional, as atas de reuniões e assuntos especiais, facilitando a revisão e a sincronização de informações entre departamentos, tornando toda a cadeia da estratégia, desde a formulação até à execução, transparente e rastreável.
O presidente da Landray Software, Yang Jianwei, declarou: "O espaço de colaboração estratégica baseado nos documentos do DingTalk é como um raio X para a gestão empresarial, dando à gestão uma visão divina e permitindo que todos os departamentos se alinhem verticalmente, se conectem horizontalmente e aprendam uns com os outros, aumentando enormemente a transparência da gestão, a capacidade de execução e a capacidade de acumulação de conhecimentos, tornando o sistema de gestão da Landray mais fundamentado, mais fácil de atualizar e mais adequado aos desafios da era da IA."
DomTech é o fornecedor oficial do DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços do DingTalk aos clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode consultar diretamente o nosso serviço de atendimento ao cliente online ou contactar-nos através do telefone +852 95970612 ou do e-mail cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, capaz de oferecer soluções e serviços profissionais do DingTalk!