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EnglishDingTalk, a plataforma de colaboração eficiente em equipa e de digitalização empresarial da Alibaba, oferece uma série de ferramentas excelentes, incluindo controlo de presença, aprovações, documentos, calendário, videoconferências e assistente IA. Entre estas funcionalidades, o e-mail DingTalk destaca-se como um produto essencial, projetado para ajudar organizações e indivíduos a serem mais ágeis e criativos.
Alguém pode perguntar: "Já existe o DingTalk para conversar; por que ainda precisamos usar e-mail?"
A resposta é simples: diferentes setores têm diferentes formas de trabalho e, mesmo hoje, com a alta popularidade das ferramentas de comunicação instantânea, a comunicação comercial formal continua a ser indispensável.
A seguir, vamos explorar o mundo do e-mail DingTalk!
✦ Vantagens do "e-mail" em comparação com as "mensagens de chat"
Vantagem 1: Arquivamento de conteúdo mais fácil de encontrar e rastrear
As empresas, ao longo da cadeia de fornecimento, frequentemente enviam diversos documentos e contratos. Se enviados por chat, é necessário baixá-los localmente para arquivamento e gestão, o que dificulta a pesquisa rápida.
Se enviados por e-mail, podem ser facilmente arquivados no e-mail DingTalk, com pastas personalizadas conforme o conteúdo do e-mail, permitindo classificação adequada. Mesmo após muitos anos, os e-mails ainda podem ser consultados e possuem validade legal.
Vantagem 2: E-mails são mais formais e comerciais
Mensagens enviadas em chats podem facilmente ser submergidas por outros conteúdos, prejudicando a transmissão de informações importantes para superiores. Além disso, o editor de texto dos chats não é tão completo quanto o editor tradicional de e-mails, impossibilitando a transmissão de informações em formatos mais sérios e rigorosos.
Geralmente, as empresas optam por e-mails para comunicar avisos importantes internos ou finalizar parcerias comerciais.
Por meio de e-mails, com documentos formais e formatos de correspondência bem estruturados, é possível transmitir a voz organizacional e intenções comerciais de forma mais séria do que através de mensagens de texto. Isso demonstra autoridade oficial e possui validade legal. Além disso, os e-mails são mais fáceis de visualizar e localizar na lista, reduzindo o risco de perda ou esquecimento.
Vantagem 3: Comunicação internacional mais conveniente e fluida
As ferramentas de chat são limitadas pela plataforma, permitindo comunicação apenas entre usuários da mesma plataforma. No entanto, em cenários de comunicação internacional, as partes nem sempre utilizam a mesma ferramenta de comunicação.
A comunicação por e-mail é, além da comunicação telefônica, a única solução global sem barreiras. Independentemente da plataforma utilizada, desde que a outra parte tenha um endereço de e-mail, é possível enviar e receber em tempo real, sem qualquer restrição.
Além disso, os endereços de e-mail possuem características e informações claras da empresa, o que gera maior confiança nos destinatários internacionais, tornando-os a ferramenta ideal para comunicação oficial em cooperação e intercâmbio.
✦ Por que escolher o "e-mail DingTalk"
As ferramentas de chat são limitadas pela plataforma, permitindo comunicação apenas entre usuários da mesma plataforma. No entanto, em cenários de comunicação internacional, as partes nem sempre utilizam a mesma ferramenta de comunicação.
A comunicação por e-mail é, além da comunicação telefônica, a única solução global sem barreiras. Independentemente da plataforma utilizada, desde que a outra parte tenha um endereço de e-mail, é possível enviar e receber em tempo real, sem qualquer restrição.
Além disso, os endereços de e-mail possuem características e informações claras da empresa, gerando maior confiança nos destinatários internacionais e tornando-os a ferramenta ideal para comunicação oficial em cooperação e intercâmbio. O DingTalk integra comunicação IM, trabalho colaborativo e funcionalidades de e-mail, trazendo novas ideias.
I. Perfeitamente integrado ao DingTalk, seguro e conveniente
No passado, o uso de e-mails corporativos geralmente envolvia login via web, login no cliente nativo do celular ou login em clientes de terceiros, cada método com suas vantagens e desvantagens:
1. Muitas contas, difícil de lembrar: Ao usar login via web ou clientes de terceiros, é comum esquecer a senha de acesso;
2. Notificações tardias e ineficientes: Quando chega um novo e-mail, não é possível acompanhar em tempo real; é necessário alternar entre diferentes clientes para verificar, o que reduz a eficiência;
3. Dados inseguros: Os clientes de terceiros armazenam dados no dispositivo local, aumentando o risco de vazamento de dados empresariais.
O e-mail DingTalk é uma funcionalidade nativa do software DingTalk, segura e poderosa.
1. Login conveniente: É possível fazer login no DingTalk usando o número de telefone e acessar o e-mail sem precisar lembrar senhas; sob a base de segurança do DingTalk, você pode escolher entre código de verificação por SMS, senha de login, escaneamento em dispositivos antigos ou biometria para acessar;
2. Notificações em tempo real: O DingTalk possui capacidade abrangente de notificação de informações; novos e-mails podem ser notificados por assistente de mensagens, alertas em pontos vermelhos ou notificações globais (você também pode desativar as notificações).
3. Segurança de dados: O DingTalk gerencia todos os dados da empresa, eliminando preocupações com vazamento de dados e garantindo maior segurança.
II. Excelente capacidade de criação com IA
Às vezes, escrever ou responder a um e-mail pode ser um verdadeiro desafio. O e-mail DingTalk já está totalmente integrado ao assistente IA, pronto para ajudar nessa tarefa.
Ao abrir o DingTalk para escrever um novo e-mail ou responder a um e-mail, você pode usar a barra "/" para acionar rapidamente o assistente IA. Basta inserir palavras-chave e suas necessidades para que o assistente IA ajude a redigir um e-mail, que pode ser ajustado posteriormente de acordo com sua situação comercial. Ou, se já tiver escrito um e-mail, o assistente IA pode ajudar a refiná-lo.
O assistente IA suporta múltiplos idiomas, sendo especialmente útil para o setor de comércio exterior. Com a ajuda da IA, você pode criar e-mails em línguas estrangeiras com humor, informalidade ou formalidade... Há ainda muitas outras capacidades da IA à sua espera.
III. Profunda integração com produtos de trabalho colaborativo do DingTalk
O cerne da colaboração reside na fluidez do fluxo de informações entre diferentes pessoas e tarefas, um domínio em que o e-mail DingTalk se destaca.
1. E-mail + agenda de contatos:
As agendas de contatos tradicionais exigem que os administradores acessem painéis separados de gerenciamento de domínios para editar a estrutura departamental, contatos e grupos de e-mail. A entrada e saída de funcionários também requer atualização manual da agenda de contatos e dos e-mails correspondentes, o que demanda tempo e esforço. Quando os usuários usam clientes de terceiros para acessar o e-mail, precisam recorrer ao protocolo CardDAV para sincronizar a agenda de contatos localmente, aumentando o risco de vazamento de dados. O e-mail DingTalk, além das soluções técnicas tradicionais, integra a agenda de contatos do DingTalk e oferece funções exclusivas de e-mails departamentais e e-mails de grupo, que atualizam dinamicamente os membros e facilitam a busca por pessoas. Quando um funcionário entra na empresa, um e-mail profissional é gerado automaticamente com base no nome em pinyin (por exemplo, zhangsan@mail.com); quando um funcionário sai, os dados do e-mail podem ser transferidos com um único clique.
2. E-mail + calendário:
O e-mail também tem a função importante de gerenciar agendas. Você pode usar o calendário DingTalk ou videoconferências para criar agendas ou reuniões online, adicionando contatos por e-mail como participantes. Os convites de agenda serão enviados pelo e-mail DingTalk. Da mesma forma, clientes externos também podem enviar convites de agenda para o seu e-mail DingTalk, que serão atualizados automaticamente no calendário DingTalk, garantindo que você nunca perca uma agenda importante.
3. E-mail + documentos:
Um e-mail importante muitas vezes precisa de várias edições, revisões e formatações. Os documentos DingTalk são a melhor ferramenta de apoio. Os documentos DingTalk suportam o formato Markdown e edição simultânea por vários usuários. Após a edição, os documentos podem ser enviados com um clique aos contatos por e-mail e também podem ser sincronizados com o chat. Além dos documentos online, o e-mail DingTalk também permite enviar documentos do Dingpan como anexos online, atendendo às necessidades de compartilhamento de arquivos de grande porte.
IV. Identificação precisa de spam
O uso de e-mails corporativos reflete a boa situação operacional de uma empresa, mas atividades ilegais também miram nesse grupo de usuários de alta qualidade, tentando obter benefícios ilícitos por meio de publicidade, e-mails de phishing, etc.
A capacidade anti-spam do e-mail DingTalk utiliza big data para rastrear informações como domínios e servidores por trás do envio de spam, além de analisar as características do conteúdo dos e-mails indesejados, bloqueando com precisão as mensagens de spam.
Os administradores também podem personalizar listas negras de e-mails, listas brancas de hiperlinks e áreas de isolamento de e-mails, reduzindo o impacto de falsos positivos nas operações comerciais.
V. Segurança de dados
A segurança é a linha de base dos negócios. O e-mail DingTalk constrói um firewall comercial em três frentes: segurança de acesso, segurança de dados e conformidade legal.
1. Permissões ricas e controláveis
Os administradores podem seguir o princípio do "mínimo necessário", concedendo autorizações para softwares de terceiros com base nas funções dos funcionários e definindo os limites de recebimento de e-mails por esses softwares, evitando vazamentos de dados por e-mail.
2. Capacidade de revogação emergencial
Em situações de emergência, os administradores também podem revogar e-mails dentro da organização.
3. Gestão tranquila e confiável
Para as operações diárias de e-mail, é possível usar funções de registro e auditoria para investigar e identificar operações suspeitas. A função de arquivamento de e-mails também oferece aos administradores uma solução conveniente e em conformidade para armazenar e recuperar dados de e-mail.
✦ Conclusão
O produto e-mail DingTalk continua a evoluir, expandindo ainda mais suas funcionalidades e cenários de uso. Para reduzir a complexidade dos processos de compra de domínio, registro, configuração CNAME e MX ao abrir um e-mail corporativo, o e-mail DingTalk lançou uma promoção conjunta com a Alibaba Cloud: ao comprar um e-mail DingTalk, você recebe gratuitamente um domínio de e-mail à sua escolha, destacando a imagem da marca da empresa. Para mais informações, clique no link original para consultar.
DomTech é o provedor oficial e designado do DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços do DingTalk para uma ampla gama de clientes. Se você deseja saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, entre em contato diretamente com nosso serviço de atendimento ao cliente online ou ligue para +852 95970612, ou envie um e-mail para cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipe de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, pronta para oferecer soluções e serviços profissionais do DingTalk!