Cenário + IA | Deixe a IA servir à inovação em design

No trabalho diário, as informações fluem entre diferentes ambientes como chats em grupo do DingTalk, e-mails, documentos, entre outros. As empresas esperam que os funcionários consigam obter e compreender rapidamente informações essenciais sobre o progresso de projetos, a atribuição de tarefas, etc. Assim, a eficiência da informação torna-se um indicador importante para o trabalho colaborativo: quanto maior a eficiência da informação, menor o custo de comunicação, menores os mal-entendidos e conflitos, acelerando assim o desenvolvimento de toda a empresa.

Na era da inteligência artificial, como será que a IA, ao integrar-se em diversos aspectos da colaboração em equipe — como comunicação, gestão de tarefas e partilha de conhecimento — irá remodelar a eficiência no ambiente de trabalho?

Cenários + IA: exploração prática

$“A primeira metade da IA foi impulsionada pela evolução do poder computacional; a segunda metade será impulsionada pela inovação em cenários”$

Em julho de 2023, a app Miaodao Camera tornou-se viral nas principais redes sociais: por apenas 9,9 CNY, os utilizadores podiam obter 20 fotografias profissionais de alta qualidade. Embora a Miaodao Camera não rivalize com a MidJourney em termos de riqueza e detalhe na geração de imagens, no contexto de fotografia pessoal, a IA simplificou processos como maquilhagem, seleção de fotos e edição, permitindo uma rápida disseminação através da promoção boca-a-boca dos próprios utilizadores. Assim, tornou-se a primeira aplicação de IA a conquistar um público mais amplo.

O sucesso da Miaodao Camera certamente demonstrou uma direção clara para a implementação prática da IA: se a primeira metade da IA foi impulsionada pela evolução do poder computacional, então a segunda metade deverá ser impulsionada pela inovação em cenários.

O livro “The Essence of Interaction Design 4.0” introduz o conceito de “design orientado por objetivos”, que divide um cenário em três elementos: qual é o papel, qual é a tarefa e qual é o objetivo. O campo do trabalho colaborativo possui precisamente estas características de múltiplos papéis e múltiplos objetivos: trabalhadores em diferentes funções participam no fluxo de informações com objetivos distintos, o que torna o campo do trabalho colaborativo rico em oportunidades para explorar inovações no âmbito de “cenários + IA”.

A seguir, apresentaremos três casos de inovação em design para mostrar como integramos a IA em diferentes etapas do fluxo de informações.

01. Cartaz inteligente para agendas

$“Cenário de promoção + IA: tornar a partilha de informações mais elegante”$

Insights sobre o cenário

Quando a empresa organiza eventos em escolas, os organizadores criam um cartaz promocional e colocam uma foto do orador principal para atrair o público a participar nas atividades.

O Qwen possui a capacidade de gerar automaticamente imagens principais para produtos, podendo recortar produtos e combinar rapidamente descrições de produtos para criar uma imagem promocional. Uma simples descrição de produto combinada com uma imagem atraente e um fundo bem elaborado pode atrair os utilizadores a comprar o produto.

Se compararmos estas duas imagens, podemos perceber que a composição das imagens é muito semelhante: ambas pertencem ao mesmo tipo de cenário promocional.

Análise do cenário

No texto anterior, destacamos que os três elementos de um cenário são “papel, tarefa e objetivo”. Vamos agora decompor o cenário de criação de um cartaz promocional para um evento de formação a partir destes três elementos: os papéis envolvidos são os administradores da equipa de preparação e os designers de cartazes; desde a recolha de informações até à distribuição promocional, são necessárias pelo menos 7 tarefas; o objetivo final da criação do cartaz é atrair outros colegas a participar.

Ao observar estas etapas da tarefa, vemos que escrever textos, criar códigos QR, recortar imagens e fazer a composição visual podem ser realizadas utilizando tecnologias existentes em conjunto com a capacidade da IA. Assim, podemos usar a IA para eliminar estas tarefas repetitivas e monótonas, permitindo que os responsáveis pela promoção do evento atinjam o seu objetivo mais rapidamente.

Design da solução

Decompondo a estrutura do cartaz: a “informação do evento” pode ser gerada pela capacidade criativa da IA para ajudar a escrever o texto promocional; o “fundo da imagem” pode ser gerado pela IA; a “foto do orador principal” pode ser recortada rapidamente com tecnologia já consolidada; também podemos converter automaticamente o “link do evento” em um código QR para que o público possa escanear e inscrever-se.

Depois de eliminar estas tarefas repetitivas e monótonas, a solução para a geração inteligente de cartazes promocionais já começa a tomar forma. E agora, como podemos transformar esta ideia numa funcionalidade realmente valiosa para os utilizadores?

Encontrar o caminho intuitivo para o utilizador:

Primeiro, precisamos encontrar uma entrada adequada para a nossa ideia: quando as pessoas querem convidar alguém para um evento, o primeiro passo é partilhar a agenda.

Encontrar a melhor forma de fluxo de informações:

No DingTalk, os chats em grupo são sem dúvida o melhor ambiente para a ampla disseminação de informações. Os cartazes são transmitidos nos chats em grupo sob a forma de mensagens em cartão, e os colegas interessados podem aderir diretamente ao evento através do botão de ação na parte inferior do cartão.

Permitir que mais pessoas sintam o valor da funcionalidade:

Ajuntar um pequeno texto no cartão para incentivar os utilizadores interessados a saber mais detalhes e destacar os pontos fortes da funcionalidade. Talvez, da próxima vez que alguém precise de criar um cartaz, lembre-se desta funcionalidade ao ver o cartaz atual.

Inovação implementada

Assim, a nossa solução de cartazes inteligentes foi implementada com êxito. No DingTalk, as informações da agenda podem ser convertidas num cartaz promocional com um único clique e partilhadas nos chats em grupo, suportando dois formatos: cartazes com texto e cartazes com imagens de pessoas.

Após o lançamento da funcionalidade, recebeu muitos elogios de grandes clientes, reduzindo os custos de promoção de reuniões, conferências e sessões de formação, libertando os responsáveis pela promoção de tarefas repetitivas e monótonas.

02. Nova agenda por linguagem natural

$“Cenário de reuniões + IA: tornar a distribuição de informações mais conveniente”$

Identificação do problema

No trabalho diário, quando se pretende reunir com os colegas para discutir algum assunto, geralmente cria-se uma agenda no calendário do DingTalk e envia-se um convite com antecedência para reservar o tempo dos colegas. Contudo, o formulário para criar uma nova agenda tem recebido muitas críticas: agendar uma reunião é demasiado complicado.

O novo formulário para criar uma agenda contém 13 campos de entrada, o que pode parecer intimidante para os utilizadores.

Segundo a abordagem tradicional de otimização, deveríamos reorganizar a ordem dos campos do formulário, agrupar e classificar os campos de entrada e tentar simplificar o formulário ajustando a sua estrutura de informação. Mas agora que a IA chegou, será que podemos encontrar outras formas de otimização?

Análise do cenário

Tomemos como exemplo a marcação de uma reunião de avaliação de design. Também aqui dividimos o cenário em três dimensões: “papel, tarefa e objetivo”. O papel é desempenhado pelo designer responsável pela organização da reunião; primeiro é necessário definir o tema da reunião, verificar a disponibilidade dos participantes e da sala de reuniões para determinar a hora da reunião, depois preencher o longo formulário de criação e enviar o convite a todos; o objetivo final é encontrar um horário e um local adequados para que todos possam discutir o plano de design.

Então, o que podemos extrair destas tarefas? Analisando os dados, descobrimos que, preenchendo apenas quatro campos — “título, hora, participantes e sala de reuniões” — já conseguimos satisfazer 84% das novas agendas. De acordo com as entrevistas com os utilizadores, eles afirmam que a parte mais complicada é determinar a hora com base na disponibilidade dos participantes e da sala de reuniões.

Portanto, não devemos ficar limitados pelo processo de tarefa original. Com o apoio da IA, podemos explorar formas mais simples, permitindo que os organizadores de reuniões encontrem diretamente um horário e um local adequados para informar todos sobre o assunto a ser discutido. Se enfrentar 13 campos de entrada ao mesmo tempo é complicado, então, se pudermos criar uma agenda preenchendo apenas um campo de entrada, não será muito mais simples?

Inovação implementada

Assim, propomos uma solução para criar agendas inteligentes através da linguagem natural, permitindo que os utilizadores agendem uma reunião com apenas uma frase.

Depois de o utilizador inserir “hora, tema e participantes”, o sistema identifica automaticamente e preenche o formulário. Com base na disponibilidade dos participantes e na informação sobre a sala de reuniões, calcula-se a interseção dos horários disponíveis e recomenda-se aos organizadores da reunião uma solução adequada em termos de hora e local. Com um clique no botão de criação, a agenda está pronta em poucos segundos.

Desde o lançamento da funcionalidade, tem sido especialmente apreciada por muitas empresas de formação. Elas copiam e colam o nome do curso, o horário e as informações do professor no campo de entrada da nova agenda inteligente e, em seguida, selecionam uma sala de aula disponível para completar a criação. Em apenas um minuto, podem organizar pelo menos dez aulas, aumentando significativamente a eficiência na distribuição de informações sobre os cursos pelos professores responsáveis pela programação.

03. Recomendação de funcionalidades ao pré-visualizar ficheiros

$“Cenário de pré-visualização + IA: tornar o tratamento de informações mais preciso”$

Insights sobre o cenário

Março e abril são períodos de procura intensa por estágios de verão entre os estudantes recém-formados. Um dia, a minha sobrinha enviou-me o seu currículo pelo DingTalk, pedindo-me que o revisasse e lhe desse algumas sugestões de melhoria.

Como trabalhei durante um ano em funcionalidades de IA, pensei imediatamente se poderia usar a IA para lhe dar sugestões de melhoria para o currículo. Consultei o Qwen e obtive um prompt para diagnóstico de currículos; usei a IA para gerar um conjunto de sugestões de melhoria de boa qualidade e enviei-as à minha sobrinha, recomendando-lhe esta abordagem. Para minha surpresa, recebi três respostas dela: “Não sabia que isto também podia ser feito com IA”; “Não sei como usar”; “É muito complicado”.

Então, será que posso tentar ensinar este método a utilizadores como ela?

Análise do cenário

Vamos novamente decompor o cenário, tomando como exemplo a melhoria do currículo de um estudante recém-formado, conforme ilustrado abaixo. Na verdade, as etapas para modificar um currículo com IA não são complicadas, e as sugestões de melhoria geradas após algumas iterações são de alta qualidade.

Contudo, as três perguntas que recebi mostram-me que o problema crucial é que os utilizadores não pensam em usar a IA. Na verdade, o mesmo acontece com os profissionais no local de trabalho: eles não lidam diariamente com a IA como nós e não percebem que os problemas que enfrentam no trabalho podem ser resolvidos com a ajuda da IA.

Então, será que podemos reforçar a exposição do objetivo para orientar os utilizadores a completar a tarefa e cultivar a sua percepção do valor da IA?

Análise do cenário

Quando abrimos um ficheiro de currículo no chat do DingTalk, a interface de pré-visualização do ficheiro é o melhor ambiente para expor o objetivo. Ao identificar o tipo de ficheiro como um currículo, podemos encapsular os prompts relevantes da IA e apresentá-los aos utilizadores como funcionalidades contextualizadas, como o diagnóstico de currículos e as simulações de entrevistas. Quando os utilizadores são atraídos e clicam no botão de diagnóstico de currículos, a IA gera rapidamente sugestões de melhoria. A IA ajuda os utilizadores a resolver problemas do cenário rapidamente, passando de uma situação em que os utilizadores procuram a IA para uma situação em que a IA procura ativamente os utilizadores.

A mesma abordagem pode ser estendida a todos os ficheiros no DingTalk: não só podemos recomendar capacidades de IA já encapsuladas, como também podemos recomendar funcionalidades profundamente valiosas já disponíveis no DingTalk. Por exemplo, no caso de ficheiros de faturas, podemos usar a mesma abordagem para orientar os profissionais de finanças a verificar a autenticidade das faturas ou para ajudar os colaboradores em viagem a submeterem com um clique os formulários de aprovação de despesas.

Com base no tipo de ficheiro, no papel do utilizador e nos direitos de acesso ao ficheiro, recomendamos as funcionalidades contextuais correspondentes, tornando o processamento e a manipulação de ficheiros no DingTalk mais precisos e rápidos.

Com os três casos acima, usamos a inovação em design para ajudar diferentes trabalhadores a resolver problemas reais em cenários específicos, melhorando a eficiência ou o impacto do fluxo de informações no DingTalk.

Conclusão

$“Fazer com que a tecnologia sirva as pessoas, e não as pessoas sigam a tecnologia”$

Dentro do DingTalk, há sempre um ditado: “Todos os produtos do DingTalk merecem ser revisitados com IA”. Do ponto de vista dos designers do DingTalk, consideramos que todos os produtos devem ser repensados sob a perspetiva de “cenários + IA”.

A combinação de cenários e IA manifesta-se principalmente na utilização da capacidade da IA para realizar tarefas: algumas tarefas são executadas com melhores resultados com IA, outras tarefas são realizadas mais rapidamente com a ajuda da IA... As excelentes capacidades da IA fazem com que o foco esteja cada vez mais em questões como: que processos podem ser simplificados com a IA? Que operações podem ser substituídas pela IA? Ao explorar em profundidade a combinação de IA e funcionalidades específicas no contexto da realização de tarefas, o objetivo é oferecer aos utilizadores diversas funcionalidades inteligentes para ajudá-los a cumprir as suas tarefas. No entanto, ao explorar desta forma, é fácil negligenciar os “papéis” e os “objetivos” presentes nos cenários.

É a IA que torna os cartazes promocionais mais atraentes e capazes de atrair mais pessoas a participar em eventos; o que satisfaz os organizadores de reuniões não é a inteligência na organização da reunião, mas sim o facto de a IA tornar a organização de reuniões mais simples; o que tranquiliza os candidatos a emprego não é a inteligência das recomendações, mas sim o facto de a IA permitir que pessoas sem experiência obtenham recomendações de alta qualidade a baixo custo.

Na realidade, não estamos a criar funcionalidades inteligentes para os utilizadores, mas sim a ajudá-los a alcançar os seus objetivos com a capacidade apropriada da IA.

Na era da IA, precisamos aproximar-nos da inteligência e aprender a utilizar estas tecnologias avançadas para melhorar a eficiência no trabalho e a qualidade de vida. No entanto, no design de produtos, também devemos aprender a afastar-nos da inteligência, evitando que os produtos se tornem meros expositores de IA e que as verdadeiras necessidades dos utilizadores sejam negligenciadas. Devemos fazer da inteligência uma ferramenta para criar experiências melhores, e não o objetivo final.

Imaginamos que a IA se torne uma nova arma poderosa para melhorar a eficiência da colaboração em informação entre os utilizadores do DingTalk. Quando aplicamos as capacidades da IA a cenários específicos, como devemos explorar o design da inteligência?

Compreender as características e necessidades dos utilizadores:

Antes de mais, é preciso ter em conta os hábitos de trabalho de centenas de milhões de utilizadores do DingTalk, bem como o seu grau de confiança e aceitação da IA. Não podemos exigir que mudem os seus hábitos para se adaptarem à IA; caso contrário, isso acabaria por aumentar a carga de trabalho.

Combinar métodos de design com insights para identificar pontos de melhoria:

Recolher informações sobre as tarefas diárias dos utilizadores, os desafios que enfrentam e as áreas passíveis de melhoria através de entrevistas colaborativas, análises de dados e outros métodos; aliando a empatia dos designers, identificar pontos de melhoria em vários cenários de trabalho.

Manter a curiosidade e estar disposto a aprender; aproveitar bem as novas ferramentas:

Compreender plenamente as vantagens e limitações da IA, selecionar as capacidades da IA mais adequadas ao cenário e considerar cuidadosamente como integrar a IA no fluxo de tarefas dos utilizadores, através de uma entrada intuitiva e de uma interação natural, com orientação adequada.

Encontrar o caminho mais natural para a integração da IA no fluxo de informações no trabalho, permitindo que a IA se aproxime proativamente dos utilizadores e os ajude a alcançar os seus objetivos de forma melhor, mais rápida e mais elegante.

“Fazer com que a tecnologia sirva as pessoas, e não as pessoas sigam a tecnologia”: esperamos que a IA sirva os objetivos dos utilizadores, que sirva a inspiração e a inovação dos designers e que os designers do DingTalk se empenhem em fazer com que a IA sirva as empresas a alcançarem uma maior eficiência na informação.

DomTech é o fornecedor oficial e autorizado do DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços do DingTalk a um vasto número de clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode contactar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou ligar para +852 95970612, ou enviar um e-mail para cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, capazes de oferecer soluções e serviços profissionais de DingTalk!