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EnglishQuantos contratos, grandes e pequenos, uma empresa precisa processar todos os anos? A resposta do grupo hoteleiro de cadeia grande Yali Digital é: quase dez mil.
Com o método anterior de processamento, quantos fluxos eram gerados para a aprovação e a aplicação de selos nesses contratos? — Mais de 20 mil.
Um contrato, desde a sua criação até a conclusão da aplicação do selo e arquivamento, podia levar até 7 dias; agora, leva apenas 1 dia. Como eles conseguiram isso?
Vamos descobrir o segredo de eficiência da Yali Digital
O grupo Yali Digital Technology está classificado entre as 39 maiores cadeias hoteleiras globais e entre as 14 maiores cadeias hoteleiras chinesas. O seu hotel "Yast" está entre as 6 principais marcas de hotéis de médio porte na China. Possui 4 marcas principais: Yast Hotel, Yastfeel Hotel, Yast International Hotel e Yameitu Hotel. Atualmente, as marcas do grupo têm mais de 1000 hotéis em operação ou em construção, cobrindo mais de 200 cidades-chave, com mais de 13.000 funcionários e mais de 25 milhões de membros em todo o mundo.
Contratos aprovados em sistemas diferentes, múltiplos fluxos:
Os negócios “esperam eternamente”, os líderes “estão ocupados com aprovações”
Fangtang é a diretora técnica do grupo Yali Digital Technology. Ela e a sua equipa são responsáveis pela gestão e manutenção da plataforma interna de trabalho digital da Yali Digital, bem como pela promoção e implementação de novas tecnologias e ferramentas.
Em 2019, depois que toda a equipe da Yali Digital começou a usar DingTalk, a equipa de Fangtang percebeu gradualmente que a comunicação e a colaboração internas estavam cada vez mais fluidas, mas no nível operacional ainda havia múltiplas plataformas funcionando em paralelo, o que limitava um aumento adicional da eficiência. Em especial na gestão de contratos, problemas como aprovações repetidas e dificuldades na consulta e arquivamento posterior precisavam ser resolvidos urgentemente.
Como um grande grupo hoteleiro de cadeia, a Yali Digital precisa processar em média quase dez mil contratos por ano. Esses contratos incluem acordos de franchising, reformas, compras de vários tipos, recursos humanos e outros. Desde a submissão do contrato até a aplicação do selo e o arquivamento, são necessários 3 fluxos: aprovação do contrato, aprovação da aplicação do selo e arquivamento, envolvendo vários pontos de aprovação.
Tome-se como exemplo o processo de um contrato de compra: após a conclusão da aprovação do contrato no OA do DingTalk, não se pode aplicar o selo diretamente; o requerente precisa submeter outro fluxo no sistema de assinatura eletrónica. Todo o processo do contrato demora em média 3–4 dias, podendo chegar a mais de 7 dias. "Alguns contratos comerciais, depois de os líderes da empresa os terem aprovado numa plataforma, podem precisar de ser aprovados novamente na plataforma de aplicação de selos, o que aumenta muito o volume de trabalho e, às vezes, afeta o andamento dos negócios", diz Fangtang.
No estágio de arquivamento do contrato, como o sistema anterior só podia organizar os contratos com base em campos fixos, como a parte contratante, o departamento e a data, faltavam dimensões como o signatário, o valor, a data, a classificação do documento e o projeto ao qual pertencia, o que frustrou a intenção da administração de analisar os contratos para compreender a situação do desenvolvimento empresarial do grupo, das áreas de negócio e das filiais.
Aprovação concluída em 1 dia
Já não é preciso aprovar primeiro o contrato e depois o selo
Com a ajuda do DingTalk e do parceiro eSign宝, o grupo hoteleiro Yali Digital Technology lançou em 2024 o Contrato Inteligente do DingTalk, integrando mais de dez tipos de fluxos relacionados com a aprovação e a aplicação de selos que antes estavam dispersos por outras plataformas de aprovação. Assim, foi possível unificar o processo de gestão, desde a aprovação do contrato no OA até a aplicação do selo e o arquivamento.
Os funcionários só precisam submeter o fluxo de aprovação do contrato no DingTalk, preencher as informações em cada dimensão de acordo com o tipo de contrato; os pontos de aprovação fluem automaticamente e, após a aprovação, o sistema redireciona para o sistema de assinatura eletrónica, onde a assinatura e a aplicação do selo são concluídas de forma autónoma, sem necessidade de submeter um fluxo adicional e esperar pela aprovação do selo pelos líderes. "Os líderes já não são constantemente pressionados para aprovar primeiro o contrato e depois o selo", diz ela.
"Agora, o processo de aplicação do selo, que antes levava vários dias, foi reduzido para menos de 1 dia no máximo. O volume de trabalho de aprovação da administração da empresa diminuiu significativamente, o que também impulsionou o aumento da eficiência dos colegas responsáveis pelos negócios", afirma Fangtang. Com este sistema, a Yali Digital também centralizou todas as aprovações e aplicações de selos dos contratos da sede do grupo e das lojas diretas numa plataforma única, o que facilita aos decisores empresariais acompanhar atempadamente as informações sobre os contratos.
A consulta de contratos já não é difícil
As decisões empresariais têm “números” em que se basear
No estágio de arquivamento do contrato, o sistema de contratos inteligentes oferece suporte a mais de 40 campos personalizáveis de registos, o que também lança as bases para a consulta e a análise detalhada dos contratos, tornando os contratos históricos potencialmente uma “mina de ouro de dados”.
Os colegas da Yali Digital poderão, posteriormente, contar com o conteúdo dos contratos para estatísticas sobre a validade, o valor total, o projeto ao qual pertencem, o estado da assinatura e outras dimensões, realizando estatísticas precisas e análises multidimensionais das informações dos contratos, ajudando a administração a compreender com precisão a situação dos negócios e a tomar decisões eficientes, aproveitando plenamente o valor comercial dos dados dos contratos.
Sobre o Contrato Inteligente do DingTalk
O Contrato Inteligente do DingTalk é uma plataforma de gestão integrada de negócios, finanças e jurídico, desenvolvida em profunda colaboração entre DingTalk e eSignbao, destinada a pequenas e médias empresas. Abrange as capacidades de gestão do ciclo de vida do contrato, desde a “redação-aprovação-assinatura-gestão”. As funcionalidades centrais incluem: “redação—criação de modelos de cláusulas contratuais; aprovação—aprovação de contratos e comparação inteligente de diferenças de documentos; assinatura—assinatura de contratos e selos eletrónicos; gestão—gestão personalizada de números de contrato, gestão de registos de contratos, lembretes personalizados para vencimentos, gestão de partes contratantes e análise estatística de contratos”.
Muitas empresas conhecidas nos setores do retalho, hotelaria, bens de consumo rápido e manufatura em todo o país já optaram pelo Contrato Inteligente do DingTalk, promovendo ainda mais a atualização digital da gestão empresarial.
DomTech é o fornecedor oficial e designado do DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços DingTalk aos clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode consultar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou contactar-nos através do telefone +852 95970612 ou do e-mail cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação e manutenção, com vasta experiência em serviços de mercado, capaz de lhe oferecer soluções e serviços profissionais de DingTalk!