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EnglishComo gestor empresarial, certamente está familiarizado com este tipo de reunião de gestão:
Cada departamento começa por relatar a taxa de cumprimento dos KPIs, passa depois a descrever o que foi feito no ciclo anterior e, por fim, destaca alguns “pontos fortes” e “dificuldades” do negócio. A reunião começa às 9 da manhã e prolonga-se até às 5 da tarde – quando chega a altura de discutir os problemas, já todos estão cansados e sonolentos.
Por que razão é que esta reunião de revisão, que deveria servir para avaliar e diagnosticar a gestão empresarial, se tornou numa das mais difíceis de conduzir?
Como disse o grande mestre da gestão Peter Drucker: “Eficiência é fazer as coisas da forma correta; eficácia é fazer as coisas certas.” As reuniões de gestão tradicionais tendem a focar-se excessivamente na transmissão completa de informações, negligenciando a produção efetiva de decisões. Neste modelo, a reunião de gestão transforma-se mais num exercício de apresentação do que num momento de tomada de decisão.
Na Zhejiang DiShi Technology, existia desde sempre uma lacuna entre a estratégia e a sua implementação. O CEO vivia frequentemente num “caixa negra”: não sabia se os objetivos estratégicos estavam a ser assumidos, por quem eram assumidos ou qual era a qualidade dessa adoção.
Mais tarde, a DiShi escolheu o DingTalk Agoal como plataforma de gestão estratégica. Através da funcionalidade OGSM “uma página” do Agoal, o CEO pode visualizar, num único painel, toda a decomposição estratégica. Os indicadores-chave derivados da decomposição estratégica OGSM são acompanhados diariamente através de um scorecard, permitindo um ciclo fechado de implementação estratégica.
“Integramos diretamente os indicadores-chave na avaliação de desempenho do Agoal e colocamos todas as ações mensais e semanais no scorecard, monitorando regularmente o progresso”, explica Zeng Xin, diretor de I&D. O scorecard é uma ferramenta de acompanhamento de objetivos dentro do Agoal: cada indicador-chave de gestão tem um responsável claro, um cronograma e um estado de conclusão. Em comparação com o uso de folhas de cálculo Excel no passado, o scorecard torna os problemas mais focados, aumentando simultaneamente a motivação intrínseca e a capacidade de colaboração da equipa.
“As reuniões são agora muito mais focadas: antes, as reuniões semanais demoravam 3 horas; hoje, conseguimos concluí-las em menos de metade do tempo.” Zeng Xin afirma que o scorecard alinha os objetivos da equipa, torna as reuniões mais eficientes e reforça a execução.
Os problemas das reuniões de gestão tradicionais podem ser resumidos em três aspetos:
Relatórios longos e pouco focados, transformando a reunião numa mera transmissão de informações;
Dados dispersos e com estados desconhecidos, levando frequentemente a desajustes de informação;
Discussões superficiais sobre os problemas, sem uma análise sistemática das causas-raiz, o que faz com que os problemas voltem a surgir repetidamente.
Portanto, uma reunião de gestão verdadeiramente eficiente deve seguir uma lógica de valor orientada pelos objetivos estratégicos, centrada na resolução de problemas e com decisões práticas como resultado. Deve responder a três questões centrais: O ritmo atual de execução garante o cumprimento dos objetivos estratégicos? Quais são os principais fatores que impedem o cumprimento? Que ações concretas precisam ser tomadas para melhorar a situação?
No período de preparação pré-reunião, todos os indicadores e tarefas importantes derivados da decomposição estratégica OGSM são introduzidos no scorecard do Agoal, resolvendo o problema da dispersão de dados nas reuniões de gestão tradicionais. Os responsáveis atualizam os valores alcançados e o progresso dos indicadores, e a IA determina automaticamente o estado dos indicadores através de luzes vermelha, amarela e verde, permitindo que a reunião se concentre diretamente nos indicadores que não atingiram as expectativas, evitando relatórios inúteis. Esta mudança transforma a reunião de gestão de um relatório abrangente para uma discussão focada em problemas, aumentando significativamente a sua relevância e eficiência.
A IA determina automaticamente o estado das luzes vermelha, amarela e verde com base no cumprimento dos indicadores
Durante a reunião, é proibido ler apresentações em PPT; a sessão passa diretamente ao ponto “Desafios e Respostas”.
Para os indicadores com luzes vermelha e amarela, já não se faz um relatório detalhado sobre o que foi feito, mas sim uma discussão focada nas causas-chave do não cumprimento dos objetivos. Esta abordagem resolve diretamente os dois problemas das reuniões de gestão tradicionais: relatórios excessivamente longos e discussões superficiais sobre os problemas.
A análise de causa-raiz 5WHY da IA do Agoal é uma ferramenta importante para as reuniões. Por exemplo, quando o departamento de marketing aponta que o número de membros registados não atinge as expectativas, a IA faz perguntas orientadas: Por que motivo o número de membros registados não atinge as expectativas? Por que motivo a taxa de registo de novas lojas é baixa? Por que motivo a campanha promocional não está a ter o efeito esperado? Por que motivo a taxa de alcance dos clientes-alvo é insuficiente? Por que motivo a seleção dos canais está desajustada? Através de perguntas sucessivas e cada vez mais profundas, a IA ajuda a equipa a identificar os fatores mais críticos que afetam o cumprimento dos objetivos, permitindo uma investigação profunda desde os sintomas superficiais até às causas fundamentais.
A IA usa o método 5WHY para ir à raiz do problema e encontrar as causas
No final da reunião, os resultados da análise de causa-raiz são convertidos em tarefas concretas de melhoria. A IA recomenda as próximas ações, e a equipa também pode criar as suas próprias tarefas, designando responsáveis e prazos. Esta “lista de tarefas de melhoria” garante que todas as decisões sejam efetivamente executadas, permitindo uma transição direta da discussão à ação e formando um ciclo fechado completo, desde a detecção do problema até à implementação da solução.
A IA recomenda as próximas tarefas com base nos resultados da análise de causa-raiz
A aplicação das capacidades da IA do scorecard do Agoal torna possível concretizar a visão de uma reunião de gestão altamente eficiente. A transparência torna o progresso dos objetivos claramente visível; a inteligência artificial oferece suporte à análise aprofundada; e a agilidade permite que a organização responda rapidamente e continue a melhorar.
O objetivo final das reuniões de gestão é vencer. Uma reunião de análise de gestão de alta qualidade deve fazer com que os colaboradores entrem na sala com um sentimento de urgência e saiam com um sentido de direção e vontade de vencer. Num ambiente empresarial em rápida mudança, as empresas que conseguem otimizar continuamente a eficiência das reuniões de gestão e melhorar a qualidade das decisões estarão sempre um passo à frente na concorrência acirrada do mercado.
DomTech é o fornecedor oficial e autorizado do DingTalk em Macau, especializado em serviços de DingTalk para uma vasta gama de clientes. Se deseja saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode contactar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou ligar para +852 95970612, ou enviar um e-mail para cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, e podemos oferecer-lhe soluções e serviços profissionais de DingTalk!