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EnglishChongqing Xinqinyuan Food Co., Ltd., com quase 400 lojas em cadeia e mais de 2 mil funcionários, constrói um negócio doce com pães e bolos, graças aos seus produtos e serviços de alta qualidade, gozando de grande reputação em Chongqing e em todo o país. No entanto, à medida que a empresa continua a expandir-se, tornou-se um grande desafio para a empresa conseguir uma rápida mobilização de apoio às lojas, resolver as necessidades de gestão dos departamentos internos e reduzir a carga de trabalho dos colaboradores de recursos humanos e financeiros.
No contexto da transformação digital, a Chongqing Xinqinyuan Food Co., Ltd. escolheu colaborar com DingTalk, aproveitando o poderoso sistema de automação de escritórios (OA) da DingTalk, a plataforma de desenvolvimento low-code Yida e a gestão financeira inteligente, entre outras aplicações, para criar uma plataforma de gestão digital personalizada para a Xinqinyuan, integrando múltiplas funcionalidades num único sistema.
A partir de 2023, a Xinqinyuan iniciou um novo modelo de franchising para as suas lojas. Através de DingTalk, a Xinqinyuan estabeleceu uma conexão estreita com os franqueados, garantindo consistência na formação, promoção e implementação de diversos padrões. A escolha de DingTalk como plataforma de escritório unificada não se deve apenas ao facto de ser um sistema OA abrangente, mas também porque, enquanto plataforma integrada, consegue satisfazer eficazmente as diversas necessidades de cada departamento funcional, permitindo uma gestão unificada. Com a função avançada de agendamento de DingTalk, conseguimos resolver com sucesso os problemas de gestão de assiduidade de quase 400 lojas e 2 mil funcionários, tornando as operações de transferência de loja, mudança de posto e agendamento de turnos mais eficientes e convenientes. Graças à potência da versão profissional de DingTalk, personalizámos os dados de assiduidade de acordo com as necessidades da empresa, reduzindo significativamente o trabalho repetitivo e libertando um grande volume de recursos humanos básicos.
— Chen Yunzhu, Gerente de RH do Grupo
Utilizamos a abordagem de desenvolvimento low-code de Yida para configurar mais de 70 processos e milhares de linhas de processo. Estes processos podem ser ajustados de forma flexível de acordo com as necessidades de diferentes departamentos. Através da funcionalidade de arrastar e soltar de formulários no Yida, conseguimos desenvolver rapidamente aplicações que atendem às necessidades específicas e utilizar conectores para uma integração perfeita com diferentes sistemas, evitando eficazmente o problema dos silos de dados e economizando significativamente custos e tempo de desenvolvimento.
— Wang Huan, Gerente de TI do Grupo
"Yida"
Desenvolvimento de 1 aplicação em 3 dias
Em 2023, a Xinqinyuan migrou mais de 80 processos complexos e milhares de linhas de processo do seu antigo sistema OA para "Yida". Através da gestão de permissões e do design de portais, otimizou a classificação dos processos, separando claramente os processos utilizados por cada departamento e evitando o problema anterior de dificuldade em encontrar rapidamente a localização de um processo. A operação por arrastar e soltar do "Yida" permite que o departamento de TI responda rapidamente às necessidades em apenas 3 dias, desenvolvendo as ferramentas necessárias e economizando significativamente custos. Através da formação dada a cada departamento, os próprios departamentos também conseguem criar algumas pequenas ferramentas, aliviando assim a carga de trabalho do departamento de TI e permitindo um desenvolvimento autónomo e ágil.
O "Yida" também ajuda o departamento financeiro a alcançar uma gestão refinada das despesas de reembolso. Através de controlos financeiros inteligentes, é possível verificar e validar cada fatura, reduzindo o trabalho de comparação de faturas e garantindo transparência e controlo na gestão de despesas. Além disso, a Xinqinyuan estabeleceu um método de reembolso de despesas que cumpre os requisitos financeiros, permitindo uma gestão refinada das despesas em cada departamento, reduzindo o trabalho de estatísticas financeiras e evitando problemas de descontrolo na gestão de despesas.
Especialista em Assiduidade de DingTalk
Aumento de 3 vezes na eficiência das estatísticas de assiduidade
Através do modo de especialista em assiduidade de DingTalk, a Xinqinyuan resolveu eficazmente os desafios relacionados com a gestão de assiduidade nas lojas e com o pessoal externo. DingTalk suporta vários métodos de assiduidade, incluindo turnos fixos e agendamentos, permitindo definir diferentes grupos de assiduidade com base nas características do posto e no nível hierárquico. Os responsáveis pelo agendamento podem fazer o agendamento diretamente através do telemóvel, e os dados de marcação de presença dos funcionários são carregados em tempo real, aumentando significativamente a eficiência da gestão.
Solicitações de licença, troca de turno, saídas e horas extras são todas processadas através do fluxo de aprovação de DingTalk, permitindo que a gestão veja os dados de assiduidade em tempo real e processe rapidamente as aprovações. No que diz respeito às estatísticas de assiduidade e ao cálculo de salários, a Xinqinyuan utiliza a versão profissional de DingTalk e personaliza os campos dos relatórios de assiduidade de acordo com as necessidades de cálculo salarial, reduzindo o tempo necessário para a contabilização de dados de 3 dias para 1 dia, aumentando significativamente a velocidade e a precisão do cálculo salarial.
Colaboração eficiente
Tornar o fluxo de informação mais seguro
No que diz respeito à colaboração entre pessoas, a Xinqinyuan enfrenta muitos desafios, como o facto de novos funcionários precisarem primeiro adicionar amigos antes de poderem enviar materiais, a possibilidade de vazamento de informações quando grupos de chat não são removidos a tempo após a saída de um funcionário e a dificuldade em encontrar rapidamente as pessoas relevantes durante a colaboração entre departamentos, o que afeta a eficiência da colaboração interna. DingTalk, enquanto plataforma unificada de comunicação e colaboração da empresa, resolve eficazmente estes problemas.
As funcionalidades de mensagens em grupo, calendário e tarefas pendentes de DingTalk satisfazem as necessidades diárias de escritório, tornando a transmissão de informações mais eficiente e precisa. A função DING com um só clique para mensagens urgentes e a indicação de leitura ou não-leitura melhoram ainda mais a eficiência da comunicação. DingTalk também pode processar automaticamente a remoção de funcionários demissionários dos grupos de chat e criptografar as informações empresariais, garantindo a segurança dos dados. As funções de prevenção de gravação de ecrã e captura de ecrã nos grupos confidenciais reduzem eficazmente o risco de vazamento de informações. Além disso, as ferramentas de conhecimento e gestão de documentos de DingTalk promovem a formação interna e a acumulação de conhecimento organizacional.
A solução integrada de DingTalk, desde a gestão de assiduidade até à segurança da informação, oferece um forte suporte à transformação digital da Xinqinyuan. No futuro, à medida que a tecnologia continua a avançar e a transformação digital se aprofunda, a Xinqinyuan continuará a trabalhar em conjunto com DingTalk, explorando mais possibilidades de inovação, utilizando a tecnologia para capacitar a empresa e liderar um novo desenvolvimento na indústria alimentar.
DomTech é o fornecedor oficial e designado de DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços de DingTalk aos clientes. Se desejar saber mais sobre as aplicações da plataforma DingTalk, pode consultar diretamente o nosso serviço de apoio ao cliente online ou contactar-nos através do telefone +852 95970612 ou do e-mail cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, podendo fornecer-lhe soluções e serviços profissionais de DingTalk!