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English“Sem ferramentas, processos e mecanismos, os fundadores frequentemente ficam presos em tarefas infinitas. Agora, consigo ver os processos de um só olhar. As tarefas diminuíram, a comunicação tornou-se mais simples, os processos fluem melhor e a sensação de alívio surge naturalmente. Quando o sistema começa a pensar, o papel do gestor pode voltar à sua essência estratégica.”
— Li Gan, fundador e CEO da Rongyue Tai
No setor tradicional de catering para casamentos, problemas como decisões ineficientes, dados desatualizados e altos custos de desenvolvimento personalizado têm assolado os gestores empresariais há muito tempo. Os fundadores muitas vezes são obrigados a assumir o papel de “bombeiro”: cuidando pessoalmente de tudo, desde as tarefas diárias até os problemas inesperados. No entanto, esse modelo de gestão intensivo não só deixa os fundadores exaustos, mas também dificulta a operação eficiente da empresa.
Como referência no setor, a Rongyue Tai aproveitou a vantagem inicial da transformação digital para expandir rapidamente seus negócios em apenas alguns anos, cobrindo várias cidades em todo o país. Diante dos desafios de gestão impostos pela expansão em escala, a Rongyue Tai optou por usar o low-code do DingTalk como ferramenta central, mudando a forma como a empresa é gerida e alcançando uma atualização de gestão eficiente e inteligente.
Vamos conhecer a experiência deles!
Li Gan é um veterano do setor de catering para banquetes. A Rongyue Tai representa sua segunda aventura empresarial. Esta empresa, que surgiu em Ma'anshan, na província de Anhui, e se especializa em catering para banquetes, já está há oito anos em desenvolvimento. Atualmente, seus negócios se estendem a mais de 10 cidades nas regiões de Huadong e da Grande Baía, com mais de 20 lojas e centenas de salões de banquetes, servindo quase 20 mil casais por ano.
Através de uma matriz de produtos diferenciada e da transmissão da cultura da marca, a Rongyue Tai continua a reforçar a percepção de mercado como “criadora de novos padrões para banquetes na China”. Em 18 de março de 2024, a empresa realizou com sucesso sua IPO na Bolsa de Valores de Hong Kong (código: 100132) e foi reconhecida pelo segundo ano consecutivo como uma das empresas emergentes e de valor no setor de consumo da Forbes China.
A trajetória de oito anos da Rongyue Tai reflete precisamente a transformação e a atualização do setor de serviços de consumo na China. No entanto, por trás do rápido crescimento, os métodos tradicionais de gestão começaram a revelar suas fraquezas. Durante a rápida expansão, Li Gan percebeu cada vez mais a importância das ferramentas digitais de gestão. “O setor de catering para banquetes carece de ferramentas digitais maduras; só podemos combinar diferentes softwares para satisfazer as necessidades do negócio”, disse ele.
“Como a maioria das empresas tradicionais, os fundadores eram forçados a ser ‘bombeiros’ 24 horas por dia”, admitiu Li Gan. Sem ferramentas digitais, todas as decisões dependiam de processos manuais, com uma eficiência tão baixa que era esmagadora. “Os chefes de departamento viviam relatando-me o trabalho, esperando que eu resolvesse todos os tipos de problemas. Isso não só consumia tempo e energia, mas também me impedia de me concentrar em decisões estratégicas mais importantes.”
O processo de aprovação tradicional atrasava a implementação das estratégias: mesmo com ideias de gestão bem definidas, o processo de execução ainda enfrentava muitos obstáculos. “Devido à intervenção humana, se o gestor não for extremamente disciplinado e altamente competente, será difícil colocar minhas ideias em prática rapidamente. Isso prolonga o ciclo de gestão de processos, e muitas questões continuam sem ser resolvidas de forma eficaz.”
A coleta manual de dados atrasava a análise operacional: o setor de catering para banquetes exige alta instantaneidade dos dados, mas a coleta manual causava grandes dificuldades à empresa. “Por exemplo, se quero saber a alocação de recursos humanos em cada loja ou os custos espaciais, o custo de tempo é muito alto. Mais importante ainda, o longo ciclo de coleta de dados impede que os gestores ajustem as estratégias a tempo, aumentando assim o risco.”
O desenvolvimento personalizado exigia investimentos multimilionários e longos prazos: no passado, quando enfrentavam desafios de transformação digital, as empresas tradicionais geralmente recorriam a fornecedores terceirizados para desenvolver sistemas de software personalizados. Li Gan chegou a pedir a especialistas do setor para fazer uma estimativa: com base na complexidade dos negócios e no volume de dados da Rongyue Tai, se fosse adotado o modelo tradicional de desenvolvimento de software, poderia custar entre dez e vinte milhões, com um prazo de desenvolvimento de um a dois anos.
“Nós mesmos tentamos o desenvolvimento puro em código e descobrimos que o prazo de desenvolvimento seria de pelo menos quatro a cinco meses. Se fôssemos seguir nossas ideias para o desenvolvimento personalizado, talvez não conseguíssemos terminar em um ano e poderíamos levar mais de dois anos. Além disso, à medida que o tempo passava, os custos com a equipe da empresa de software continuavam a aumentar.”
Foi nesse momento que o DingTalk começou a chamar a atenção de Li Gan. Após extensas comparações e pesquisas, em julho de 2024, a Rongyue Tai escolheu o DingTalk como base tecnológica para sua transformação digital, sendo o low-code a ferramenta principal.
Em comparação com o desenvolvimento totalmente em código, houve uma economia de mais de 1 milhão nos custos de desenvolvimento de software. Quanto ao prazo de construção, estima-se que o modelo tradicional de código completo levaria de 10 a 12 meses, enquanto a plataforma digital construída por meio da plataforma low-code do DingTalk foi lançada com um prazo de construção de 6 a 8 meses antes do previsto.
Como um velho amigo do DingTalk, Li Gan já havia usado o DingTalk para acelerar a digitalização dos cenários de trabalho durante sua primeira aventura empresarial e agora concluiu a integração de todos os departamentos por meio do low-code do DingTalk.
Através dos módulos padronizados e do modo de construção personalizada oferecidos pelo low-code do DingTalk, a Rongyue Tai, em parceria com o DingTalk, concluiu em três meses a construção de nove módulos de negócios e quase cem funções-chave, atendendo às necessidades de gestão digital nos principais cenários de negócios da empresa, incluindo: painel de dados, operação de marca, gestão de CRM, gestão de compras, gestão de cozinha, gestão de projetos de engenharia, gestão de ativos, supervisão de serviços e outros módulos funcionais, cobrindo todos os processos de negócios do grupo e das lojas.
1. Gestão de manutenção: de “briga entre departamentos” a um ciclo fechado de gestão
“Antigamente, a manutenção dependia de ligações telefônicas para cobrança; depois da chamada, as pessoas esqueciam e acabavam brigando entre si”, explicou Li Gan.
Depois de usar o low-code do DingTalk, o aplicativo permite automaticamente um ciclo fechado de “relato de falha – emissão de ordem de serviço – inspeção e aceitação”: os técnicos de manutenção precisam apenas tirar fotos ou gravar vídeos de acordo com as normas, descrever a situação e selecionar a prioridade de acordo com o grau de urgência. O sistema envia automaticamente as informações aos funcionários responsáveis do departamento de engenharia, que, após receber as informações, as incluem no plano de trabalho. Além disso, o sistema possui um lembrete com contagem regressiva; se a manutenção não for concluída no prazo, o supervisor será notificado, formando assim um ciclo fechado de gestão.
“Antigamente, as tarefas dependiam principalmente da consciência e da experiência individual, mas agora o sistema pode ‘estabelecer metas, acompanhar o processo e obter resultados’. Isso não só aumenta a eficiência, mas também reduz os custos, deixando a condição de manutenção das lojas clara a olho nu.”
2. Gestão de clientes: adeus aos relatórios em camadas, dados em tempo real
No que diz respeito à atração de clientes, o valor do low-code do DingTalk reside na instantaneidade da obtenção de dados; a direção pode visualizar diretamente os dados operacionais em tempo real de qualquer loja.
Li Gan mencionou que, antigamente, a obtenção de dados operacionais da Rongyue Tai era muito atrasada. Por exemplo, se quisesse saber a taxa de conversão, a taxa de recomendação ou o progresso das vendas de uma loja, os funcionários financeiros precisavam extrair os dados do sistema e, em seguida, verificar e confirmar. “Esse processo não só consumia muito tempo, mas também aumentava os custos de comunicação. Especialmente para um setor com forte atração de clientes, se a direção e os gestores não conseguirem obter os dados a tempo, podem perder o momento ideal para correções e decisões em certos problemas.”
Agora, por meio dos processos projetados pelo low-code do DingTalk, Li Gan consegue ver rapidamente os dados de todas as lojas e de vários aspectos. “Agora sou como um ‘verme’ em cada loja: basta querer saber algo, e já posso saber imediatamente, ao contrário do passado, quando precisava emitir ordens, organizar o trabalho e esperar pelos feedbacks.”
3. Operação de marca: sob gestão dinâmica do orçamento, adeus aos “relatórios em PPT”
Como uma empresa em rede, a operação de marca é crucial, e controlar o orçamento de comunicação da marca para maximizar o ROI testa a capacidade de gestão da empresa. Li Gan mencionou que, na era sem meios digitais, os pedidos de orçamento e os relatórios sobre o andamento das atividades de marketing da Rongyue Tai eram feitos por meio de comunicações telefônicas e relatórios offline; se envolvessem questões financeiras, ainda era necessário a revisão do departamento financeiro. Esse método não só era ineficiente, mas também resultava em feedbacks tardios.
Agora, com o sistema digital construído por meio do low-code do DingTalk, a direção pode acessar os dados em tempo real, como verificar o progresso de execução do orçamento de marca de uma loja e o uso dos gastos. “Esperamos que, por meio deste método, a gestão orçamentária das lojas seja mais eficiente, permitindo acompanhar o uso do orçamento em tempo real e, assim, realizar uma gestão financeira melhor.”
4. Cultura organizacional: usar os ‘círculos do DingTalk’ para energizar a equipe
Para a equipe jovem espalhada por todo o país, a Rongyue Tai criou uma comunidade virtual nos ‘círculos’ do DingTalk. Todos os meses, registra-se a atividade dos funcionários nos círculos, e essa atividade é convertida em pontos e níveis, vinculando diretamente à promoção e ao aumento salarial dos funcionários.
“Também incentivamos os funcionários a aprender e compartilhar suas vidas nos círculos, porque os funcionários de hoje são muito jovens e precisam de um ambiente divertido, não apenas de uma gestão pura. Por exemplo, já realizamos um torneio de Honor of Kings, e todas as avaliações diárias, a divulgação do cronograma do torneio e outras atividades foram feitas inteiramente nos círculos.”
Além disso, a Rongyue Tai também utilizou o low-code do DingTalk para criar o sistema “Academia Yunshang” para capacitação e treinamento, usando um sistema de pontos para a gestão. “Por meio deste método, não só fazemos com que a cultura se materialize, mas também incentivamos os funcionários a aprender e crescer por meio de ferramentas digitais, ao mesmo tempo em que fornecemos um forte suporte à gestão de recursos humanos.”
“A digitalização melhora a eficiência, enquanto a IA multiplica essa eficiência.” Li Gan acredita que a integração profunda entre o low-code do DingTalk e a IA está a redefinir a lógica operacional das empresas, assumindo o papel de “metade financeiro + metade administrativo, ou até metade chefe de escritório”. Antigamente, era necessário operar manualmente vários softwares e ferramentas; agora, basta usar comandos de voz para concluir as tarefas, simplificando enormemente o fluxo de trabalho. Mais importante ainda, a poderosa capacidade de expressão linguística dos modelos de linguagem de grande porte também pode ajudar os gestores a esclarecer suas ideias de gestão, elevando seu nível de conhecimento por meio de conversas com a IA.
Agora, o low-code + IA já está profundamente integrado nas operações empresariais da Rongyue Tai e está a fortalecer intensamente o trabalho dos funcionários em diferentes cenários. Tomando o cenário de manutenção como exemplo, o modelo tradicional dependia de coordenação via grupos de WeChat/telefonemas; na fase digital, os funcionários podem clicar e inserir ordens de serviço no aplicativo de low-code. Com a interação por voz da IA, os técnicos de manutenção precisam apenas descrever a falha por voz, e o sistema realiza automaticamente a emissão de ordens de serviço, o acompanhamento do progresso e o cálculo dos custos, reduzindo tanto a dificuldade de operação quanto aumentando a eficiência do trabalho.
O low-code + IA não só pode fortalecer os funcionários de linha de frente, mas também ajudar a direção a analisar as estratégias de gestão da empresa. “Por meio de comandos em linguagem natural, a IA pode recuperar instantaneamente dados multidimensionais, como ‘registros de manutenção das lojas’ ou ‘detalhes dos custos trimestrais’, substituindo o processo tradicional de resumo de relatórios manuais e tornando-se o ‘cérebro de dados’ dos gestores.”
“Para a Rongyue Tai, o valor do low-code + IA do DingTalk pode ser maior do que o de algumas outras ferramentas no mercado, porque o DingTalk integra nossos dados de negócios e, através do uso contínuo pelos funcionários, está constantemente ‘treinando’, tornando-se uma IA exclusiva para nossa empresa. Ela conhece melhor o nosso fundador, os gerentes de departamento e até as necessidades de trabalho de cada funcionário.”
Com o apoio do DingTalk, a maior sensação de Li Gan é de alívio.
“Sem ferramentas, processos e mecanismos, os fundadores frequentemente ficam presos em tarefas infinitas. Agora, consigo ver os processos de um só olhar. As tarefas diminuíram, a comunicação tornou-se mais simples, os processos fluem melhor e a sensação de alívio surge naturalmente.”
Sem ficar preso às tarefas complexas do dia a dia, é possível pensar em inovação e desenvolvimento a longo prazo. “Ao usar o DingTalk de forma eficiente, podemos economizar mais tempo e aproveitar melhor a vida. Esse estado não só melhora a felicidade individual, mas também traz mais oportunidades de inovação e crescimento para a empresa.”
DomTech é o provedor oficial e designado do DingTalk em Macau, especializado em fornecer serviços do DingTalk para uma ampla gama de clientes. Se você deseja saber mais sobre os aplicativos da plataforma DingTalk, pode consultar diretamente o nosso serviço de atendimento online ou entrar em contato por telefone +852 95970612 ou por e-mail cs@dingtalk-macau.com. Temos uma excelente equipa de desenvolvimento e operação, com vasta experiência em serviços de mercado, podendo oferecer-lhe soluções e serviços profissionais do DingTalk!